Agencja Eventowa Wrocław
Agencja eventowa we Wrocławiu od 2012 roku
Secret Event to wrocławska agencja eventowa działająca od 2012 roku, wyspecjalizowana w obsłudze dolnośląskiego klastra IT i fintech, korporacji niemieckich i DACH prowadzących operacje z Wrocławia, sektora motoryzacyjnego z dolnośląskiego zagłębia produkcji baterii EV i silników spalinowych oraz klientów MICE przyjeżdżających do miasta z Niemiec, Czech i Austrii. W ciągu 14 lat zrealizowaliśmy ponad 1000 eventów – od 20-osobowych warsztatów zarządu na Ostrowie Tumskim po duże pikniki w Parku Tysiąclecia i kongresy w Hali Stulecia. Obsługujemy Wrocław, Legnicę, Jelenią Górę, Świdnicę, Wałbrzych i destynacje uzdrowiskowe Kotliny Kłodzkiej. Projekty prowadzą etatowi event managerowie, znający Wrocław od podszewki: listy czekania w NFM i Hali Stulecia, godziny blokady Rynku w weekendy targowe, terminy rezerwacji Sali w Ossolineum i okienka wynajmu Pałacu Królewskiego na uroczystości wieczorne.
Szukają Państwo firmy eventowej we Wrocławiu? Bierzemy na siebie gale i bankiety, imprezy tematyczne i konferencje w całości, nie pojedyncze usługi.
Wrocław to nie tylko miasto nad Odrą – to jeden z największych hubów IT w Polsce (sektor usług biznesowych zatrudniający ok. 70 tys. osób), miasto o wyjątkowo dużym udziale kapitału niemieckiego i austriackiego (znacząca część centrów SSC we Wrocławiu obsługuje rynki niemieckojęzyczne), siedziba największych w regionie fabryk motoryzacyjnych (jedna z największych w Europie fabryk baterii samochodowych, zakład produkcji wyświetlaczy, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów w Wałbrzychu) i miejsce międzynarodowych kongresów branży mobility. Wrocław ma też rozbudowany system kanałów i odnóg Odry, który pozwala organizować eventy łączące barki, mosty i historyczne Ostrowy. Agencja Eventowa Secret Event zna ten rynek od podszewki – obsługujemy centra SSC niemieckich korporacji, firmy IT z portfolio globalnych klientów, fabryki motoryzacyjne, centra badawcze na Politechnice Wrocławskiej i incentive tours dla klientów z DACH, którzy chcą pokazać swoim zespołom unikalny klimat stolicy Dolnego Śląska.
Wrocławska agencja eventowa w liczbach
Liczby mówią o nas więcej niż deklaracje. Przez 14 lat zbudowaliśmy doświadczenie, które realnie redukuje ryzyko projektu – wiemy, który hotel we Wrocławiu w weekend Kongresu Europejskiego jest niedostępny, które sale w Hali Stulecia wymagają rezerwacji z rocznym wyprzedzeniem, gdzie Urząd Miasta wymaga zgłoszenia do zamknięcia ruchu na Ostrowie Tumskim i jak wygląda procedura wynajmu Sali Wielkiej Starego Ratusza na uroczystość wieczorną.
Dodatkowo: średni czas odpowiedzi na brief to 48 h – ze wstępną kalkulacją budżetu i rekomendacją trzech alternatywnych lokalizacji. Dla klientów DACH prowadzimy korespondencję w języku niemieckim (event managerowie z niemieckim na poziomie C1).
Organizacja eventów we Wrocławiu – co robimy
Wrocławski rynek eventowy wyróżnia się na tle Polski dwiema cechami: pierwszą jest dominacja klientów DACH (znacząca część centrów SSC we Wrocławiu obsługuje rynki niemieckojęzyczne), co kreuje specyficzną kulturę eventową – precyzję terminową, oczekiwanie dokładnej, kompletnej dokumentacji, niemiecki styl komunikacji (direct, faktyczny, bez „small talk”). Drugą jest wyjątkowa geografia wnętrza miasta: Stare Miasto z jednym z największych rynków średniowiecznych w Europie (3,8 ha), Ostrów Tumski (najstarsza część Wrocławia z XI wieku), Ostrów Piasek, Kępa Mieszczańska, Wyspa Bielarska – system wysp otoczonych odnogami Odry. Secret Event projektuje eventy dopasowane do geografii Wrocławia – nie oferujemy „jednego pakietu Wrocław”, tylko indywidualne scenariusze wykorzystujące to, co w danym zakątku miasta najlepiej pasuje do konkretnej grupy docelowej.
Konferencje i kongresy
Hala Stulecia (UNESCO, w chwili budowy w 1913 największa żelbetowa kopuła świata), Narodowe Forum Muzyki (sala główna na ok. 1800 miejsc), Centrum Kongresowe Politechniki Wrocławskiej (budynek D-20 przy ul. Janiszewskiego), Tarczyński Arena Wrocław (dawny Stadion Wrocław), hotele premium (DoubleTree by Hilton, Radisson Blu, Mercure Centrum, Mövenpick Grand Hotel Wrocław, Monopol, Wyndham Wrocław Old Town), Aula Leopoldina Uniwersytetu Wrocławskiego – organizujemy konferencje dla centrów SSC obsługujących rynek DACH, kongresy motoryzacyjne związane z dolnośląskim klastrem baterii EV i fabryk silników, konferencje branżowe IT z portfolio globalnym, sympozja naukowe we współpracy z UWr, PWr i UMW. Pełna obsługa techniczna: tłumaczenie symultaniczne w 5 językach (w tym niemiecki i czeski), streaming do 12 oddziałów globalnych, rejestracja RFID, aplikacja mobilna eventu, matchmaking B2B i moderacja sesji.
Gale i jubileusze
Pałac Królewski (Muzeum Miejskie Wrocławia), Ossolineum, Oratorium Marianum, Aula Leopoldina (barokowa sala uniwersytecka z 1728 roku), Hotel Monopol (secesyjna bryła z 1892 roku), Mövenpick Grand Hotel Wrocław – Wrocław oferuje sale balowe w obiektach XVIII-wiecznego baroku i secesji, których Warszawa nie ma. Specjalizujemy się w galach jubileuszowych 20/25/30-lecia firm, wieczorach charytatywnych, Christmas Party dla centrów SSC DACH i kolacjach VIP po konferencjach motoryzacyjnych. Menu autorskie od szefów kuchni wyróżnionych w Gault&Millau, pairing win z winnic dolnośląskich (Silesian Wine Route), oprawa artystyczna z Filharmonią Wrocławską i Operą Wrocławską. Więcej na stronie gale i bankiety Wrocław.
Eventy motoryzacyjne i fabryki
Wrocław i jego klaster to ważny ośrodek produkcji motoryzacyjnej w Europie – jedna z największych w Europie fabryk baterii EV, zakład produkcji wyświetlaczy dla sektora automotive, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów i silników w Wałbrzychu oraz centra SSC koncernów telekomunikacyjnych i bankowych. Obsługujemy: konferencje launch nowych modeli, supply chain days dla kontraktorów, site visits na fabrykach z pełną zgodnością BHP i NDA, wieczory prasowe dla mediów branżowych, gale jubileuszowe zakładów produkcyjnych, eventy dla zespołów R&D.
Pikniki rodzinne i team-buildingi
Park Tysiąclecia (ok. 80 ha w zachodniej części miasta), Park Zachodni, Park Grabiszyński, Polana przy Pergoli i Fontannie Wrocławskiej, Stadion Wrocław (strefa pikniku na parkingu), Kopalnia Wrocław – Strefa Wakacji w Paniowicach (gm. Oborniki Śląskie, pod Wrocławiem) – w każdej z tych lokalizacji zorganizujemy zaplecze dla dużego pikniku. Strefy tematyczne dla dzieci (warsztaty budowy robotów nawiązujące do klastra IT, animatorzy w strojach krasnoludków wrocławskich, warsztaty szermierki z żywym okazem, warsztaty kulinarne z pierogami śląskimi), scena z koncertem headlinera, food trucki z kuchnią regionalną (śląski schabowy, bigos, pyzy), pokaz dronów świetlnych nad Odrą, strefa chill dla rodziców. Pełne pozwolenia od Urzędu Miasta Wrocławia. Polecamy: pikniki firmowe Wrocław.
Kick-offy i strategie
Dwudniowe kick-offy sprzedażowe dla 300-800 osób z EMEA, strategiczne offsite dla zarządów w pałacach dolnośląskich (Pałac Wojanów, Pałac Łomnica, Pałac Paulinum, Pałac Karpniki – w Dolinie Pałaców i Ogrodów, liczącej ok. 30 rezydencji, ok. 110 km od Wrocławia), warsztaty change management z facylitatorami, Design Sprinty dla product teamów z IT. Prowadzimy również wyjazdy integracyjne do Karpacza (Hotel Gołębiewski, Mercure Karpacz Skalny, Hotel Sandra SPA), Szklarskiej Poręby (Hotel Bornit, Hotel Kryształ Conference & Spa) i Kotliny Kłodzkiej (Hotel Bukowy Park w Polanicy-Zdroju, Hotel SPA Dr Irena Eris Polanica Zdrój) – te lokalizacje łączą naturę, historię i wypoczynek po intensywnym dniu warsztatowym.
Destination events DACH
Wrocław jest dla klientów niemieckich, austriackich i szwajcarskich miastem o wysokiej wartości wizerunkowej – historia Breslau do 1945 roku jako trzeciego miasta Niemiec, bliskość Berlina (ok. 300 km, ok. 4 godziny pociągiem lub autobusem), bezpośrednie loty z Monachium, Düsseldorfu i Wiednia, kulturowa bliskość z rejonem Saksonii i Czech. Obsługujemy incentive tours dla korporacji DACH, destination meetings dla zarządów międzynarodowych w hotelu Monopol, wieczory tematyczne „Breslau Heritage” z pre-1945 historią miasta, kulinariami śląsko-niemieckimi (kreppel, kluski, knedle) i tradycyjną muzyką. Współpracujemy z Convention Bureau Wrocław – oficjalną jednostką promującą Wrocław jako destynację MICE. Organizujemy też imprezy tematyczne.
Co nas wyróżnia we Wrocławiu
Lokalna wiedza
Pracujemy we Wrocławiu. Wiemy, kiedy Festiwal Wratislavia Cantans zajmuje NFM i kiedy Festiwal BNP Paribas Nowe Horyzonty (druga połowa lipca, z pokazami plenerowymi na Rynku) paraliżuje hotele w centrum. Znamy listy czekania hoteli na 2026 i 2027, wiemy który kierownik recepcji w Mövenpick pilnuje rezerwacji z wyprzedzeniem 8 miesięcy, a który w Monopolu podpowie ukryte prywatne sale z XIX wieku.
Compliance DACH-ready
Dla klientów niemieckich i austriackich prowadzimy dokumentację w języku niemieckim. Przy eventach publicznych załatwiamy pozwolenia i zgłoszenia do Urzędu Miasta Wrocławia.
Produkcja in-house
Produkcję techniczną prowadzi nasza ekipa, a część sprzętu AV (LED, nagłośnienie, oświetlenie, truss, projektory) dostarczają sprawdzeni partnerzy techniczni. Przy dużych kongresach w Hali Stulecia i NFM sięgamy po sprzęt sprawdzonych partnerów technicznych, ale integracją techniczną zarządza nasz in-house producer.
Raport powydarzeniowy
Każdy event kończymy raportem zawierającym: liczby (uczestnicy, koszty, wskaźniki engagement), NPS od uczestników, analizę scenariuszową, rekomendacje, archiwum zdjęciowo-wideo. Raport obejmuje też rozliczenie faktur i mierzalny ROI. Dla klientów DACH raport w wersji niemieckiej, zgodny z ich standardami raportowania.
Agencja zintegrowana
Jeden zespół, jeden właściciel projektu, żadnego łańcucha sub-agencji
Technikę obsługuje nasza własna ekipa, więc pytania uczestnika nie krążą między firmami.
Dla klientów z Niemiec i Austrii prowadzimy dokumentację po niemiecku.
Nasz styl realizacji eventów we Wrocławiu
Secret Event we Wrocławiu działa jako agencja zintegrowana – jeden zespół, jeden właściciel projektu, żadnego łańcucha sub-agencji, których pytania uczestnika pingpongują między trzema skrzynkami mailowymi. Od briefu do post-mortem event prowadzi ta sama osoba, a w dniu wydarzenia jest dostępna pod telefonem przez cały cykl realizacji. Dla centrów SSC DACH kluczowa jest ciągłość osoby kontaktowej, która zna niemiecką kulturę biznesową, wie, co oznacza „Freigabe” w dziale zakupów i potrafi prowadzić briefing dwujęzycznie PL/DE bez tłumacza. We Wrocławiu, gdzie znacząca część centrów biznesowych obsługuje rynki niemieckojęzyczne, jednolitość kontaktu redukuje ryzyko eskalacji do zagranicznej centrali nawet przy drobnych incydentach.
Nasza specjalizacja to eventy dla klientów regulowanych i premium – gdzie nie ma miejsca na eksperymenty kosztem bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie oczekuje się kreatywności, która wyróżni event na tle dziesiątków innych.
Zespół Secret Event we Wrocławiu
Etatowi event managerowie Secret Event we Wrocławiu łączą dwie kompetencje, które w branży eventowej rzadko idą w parze: twardą produkcję (scenografia, dźwięk, światło, streaming, logistyka) i kreatywną koncepcję (narracja, storytelling, scenariusz, dramaturgia wydarzenia). Nasi liderzy projektów mają za sobą pracę w agencjach sieciowych, studiach filmowych, teatrach wrocławskich (Opera Wrocławska, Teatr Polski, Teatr Muzyczny Capitol) oraz na stanowiskach event manager in-house w centrach SSC DACH, bankowości i motoryzacji. We Wrocławiu wiele naszych briefów pochodzi od centrów SSC/BPO obsługujących klientów z rynku DACH – tam event manager z korporacji rozlicza się nie tylko w PLN, ale w euro z regionalnym HRBP w Monachium albo Zurychu. Część naszego zespołu prowadziła wcześniej wewnętrzne programy Townhall, Quarterly Business Review i Kick-off Meeting właśnie w takich strukturach, więc wiemy, jak język komunikacji, struktura prezentacji i protokół gości powinny wyglądać, żeby event przeszedł walidację globalnej centrali. To zmienia naszą rolę z dostawcy produkcji w partnera strategicznego rozliczanego z KPI twardych.
W strukturze Secret Event Wrocław pracują: senior event managerowie (prowadzący projekty od kameralnych spotkań po duże konferencje i pikniki, trzech z biegłym niemieckim C1), producenci techniczni (nadzorujący AV, rigging, streaming), koordynatorzy cateringu (współpracujący z szefami kuchni Gault&Millau i catering premium typu Szkoła Francuska Ireny Eris, Restauracja Winna, Sparrow Catering), specjaliści ds. lokalizacji (negocjujący warunki z Halą Stulecia, NFM, Pałacem Wojanów i hotelami), koordynatorzy logistyki (transport autokarami Voyager Travel Wrocław, limuzynami Mercedes-Benz V-Class, transferami lotniskowymi z Copernicus Airport) oraz specjalista ds. prawa eventowego (pełni rolę vendor managera w procesach zakupowych klientów korporacyjnych).
Dla kogo pracujemy we Wrocławiu
Wrocławski klient B2B jest inny niż krakowski czy warszawski. W Krakowie dominuje BPO/SSC dla rynku globalnego, w Warszawie – centrale bankowe i kancelarie. We Wrocławiu znaczna część naszych projektów to centra SSC obsługujące rynek DACH – niemieckie i austriackie korporacje, które wybrały Wrocław jako bliskie geograficznie, kulturowo kompatybilne i o wiele tańsze środowisko dla operacji back-office’owych. Znamy tę specyfikę: kultura niemiecka oczekuje precyzji, punktualności i wysokiego standardu dokumentacji. Potrafimy prowadzić projekt w języku niemieckim, przygotowywać SoW, NDA i umowy w wersji dwujęzycznej, przechodzić vendor onboarding w systemach typu SAP Ariba z setup niemieckim. Do weryfikacji rynkowych standardów wykorzystujemy m.in. publikacje branżowego portalu Think MICE – benchmark polskiego rynku, który w rozmowach z centralą DACH stanowi wiarygodne źródło o kondycji eventowego sektora w Polsce i pozwala nam argumentować wybór Wrocławia jako lokalizacji shared service center.
Druga specjalność to IT i fintech – sektor usług biznesowych zatrudniający we Wrocławiu ok. 70 tys. osób, centra technologiczne globalnych koncernów telekomunikacyjnych, międzynarodowych banków inwestycyjnych, grup motoryzacyjnych IT oraz firm outsourcingu procesów biznesowych, polskie spółki notowane na GPW z sektora oprogramowania dla biznesu i integracji systemów (oddział Wrocław) oraz duża baza startupów edukacyjnych, mediów technologicznych i oprogramowania konsumenckiego. Trzecia to motoryzacja i baterie EV – jedna z największych w Europie fabryk baterii EV (ok. 7 000 pracowników), zakład produkcji wyświetlaczy automotive, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów w Wałbrzychu. Obsługujemy eventy launch nowych modeli, supply chain days i site visits. Czwarta – farmacja i biotechnologia – UMW, Uniwersytet Medyczny, centra R&D farmaceutyczne, Wrocławski Park Technologiczny. Piąta – turystyka MICE i destination events dla klientów DACH, CEE i USA.
Niezależnie od branży, fundamentem naszej pracy jest dbałość o detale i świadomość specyfiki każdego sektora – w gamedev liczy się choćby embargo prasowe. Zespół Secret Event tworzą etatowi event managerowie (także z biegłym niemieckim C1 i angielskim na poziomie native); dla kongresów powyżej 500 osób formujemy dedykowane ekipy produkcyjne dopasowane do skali, w tym producenta technicznego, dyrektora artystycznego, koordynatora cateringu i koordynatora transportu.
Nasze realizacje we Wrocławiu
Dla niemieckiego centrum SSC obsługującego globalny rynek bankowy z kapitałem DACH zorganizowaliśmy dwudniowy kick-off sprzedażowy dla 480 uczestników, aby przekazać zespołom DACH i EMEA strategię produktową na kolejny rok obrotowy w formule hybrydowej. Dzień pierwszy – Hala Stulecia: scena główna z LED wall 14×5 m, pięć sal breakout z tłumaczeniem symultanicznym DE/EN/PL/FR, rejestracja RFID z personalizowanymi badgami, aplikacja mobilna z matchmakingiem B2B, streaming live do 18 oddziałów regionalnych. Dzień drugi – kolacja integracyjna w Pałacu Królewskim (Muzeum Miejskie Wrocławia) z tradycyjną muzyką dolnośląską, występ kwartetu smyczkowego Filharmonii Wrocławskiej, DJ set.
Dla globalnego producenta komponentów motoryzacyjnych z zakładem w regionie przygotowaliśmy konferencję branżową dla kontraktorów i dostawców z Polski, Niemiec i Czech, której celem było zbudowanie transparentności supply chain i pozyskanie partnerów strategicznych na kolejną fazę inwestycji. Lokalizacja: Narodowe Forum Muzyki (NFM) – Sala Główna z wysoką akustyką dla prezentacji technicznych, scenografia nawiązująca do motoryki e-mobility, prezentacja roadmap produktowej na 3 ekranach LED, site visit na fabryce w ramach programu (z pełną zgodnością BHP i NDA). Kolacja w Refektarzu Ossolineum. Tłumaczenie DE/EN/CS.
Dla międzynarodowej grupy farmaceutycznej z portfolio kardiologicznym mieliśmy zaszczyt zorganizować kongres naukowy dla 220 kardiologów z Polski, Czech, Słowacji i Niemiec, aby zaprezentować wyniki badań klinicznych dla nowego leku kardiologicznego. Trzydniowe wydarzenie w Mövenpick Grand Hotel Wrocław: sesje plenarne z tłumaczeniem symultanicznym na 5 języków, warsztaty praktyczne dla 8 grup po 25 lekarzy, strefa posterowa, Meet the Expert sessions, live case discussion z Uniwersyteckim Szpitalem Klinicznym Wrocław. Wieczór networkingowy w Oratorium Marianum z kolacją 6-daniową i pairingiem win z Dolnego Śląska.
Dla austriackiego banku notowanego na Wiener Börse przygotowaliśmy galę 20-lecia obecności na rynku polskim dla 260 osób – management polskiego oddziału, klientów premium i partnerów. Lokalizacja: reprezentacyjna sala w centrum Wrocławia, menu autorskie od szefa kuchni wyróżnionego w Gault&Millau (7 dań z pairingiem win z Winnicy Adoria i Winnicy Niedźwiedź), oprawa artystyczna: koncert kameralny Filharmonii Wrocławskiej z solistami, występ barytonu z Opery Wrocławskiej. Produkcja filmu jubileuszowego z archiwum banku (przetłumaczone na niemiecki dla zarządu w Wiedniu), pamiątkowe medale ręcznie grawerowane w Manufakturze Dolnośląskiej.
Dla polskiej grupy kapitałowej z branży IT z kapitałem mieszanym polsko-niemieckim zrealizowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1200 uczestników (600 pracowników + rodziny) na terenie Stadionu Wrocław (parking i strefa VIP). Strefy tematyczne: warsztaty budowy robotów nawiązujące do klastra IT, animacje dla dzieci z motywem wrocławskich krasnali, pokazy rycerskie na mini-turnieju inspirowanym średniowiecznym Wrocławiem, scena koncertowa z DJ setem, food trucki z kuchnią śląsko-dolnośląską — wszystko w plenerze przy Tarczyńskiej Arenie Wrocław (do 2021 r. znanej jako Stadion Wrocław), strefa chill dla rodziców, zakończenie pokazem dronów świetlnych nad Stadionem. Projekt objął pełną obsługę formalną, sanitarną i ubezpieczeniową.
Jak wygląda współpraca z agencją eventową we Wrocławiu
Nasz proces pracy nad projektem eventowym we Wrocławiu jest zaprojektowany tak, aby przeszedł walidację zarówno polskiego działu zakupów, jak i globalnego procurementu klientów DACH (Einkauf, Beschaffung). Po ponad 1000 eventach dopasowaliśmy nasze etapy do wymogów zakupowych central w Monachium, Stuttgarcie czy Zurychu. Rozpisujemy go w siedmiu krokach – z pełną dokumentacją w języku niemieckim, angielskim i polskim – żeby Państwa kontraktor DACH mógł przedłożyć ją bez tłumaczenia przysięgłego.
Krok 1: Brief i konsultacje
Spotkanie briefingowe w siedzibie klienta we Wrocławiu (Sky Tower, Q22, West Forum, Wojdyla Business Park) lub online (Teams/Google Meet, MS Teams dla klientów DACH). Omawiamy cel biznesowy eventu, grupę docelową, format, orientacyjny budżet i termin. Wstępną wycenę przesyłamy w ciągu 48 h, a w ciągu 2–5 dni otrzymują Państwo: koncepcję kreatywną (w języku polskim lub niemieckim), rekomendację 2-3 alternatywnych lokalizacji, wstępną kalkulację budżetu i harmonogram realizacji.
Krok 2: Umowa i kick-off
Po zatwierdzeniu koncepcji podpisujemy umowę (dla klientów DACH w wersji dwujęzycznej) z zabezpieczeniem anulacji, przechodzimy procesy zakupowe klienta (SAP Ariba, Coupa, SAP SRM, NDA), uruchamiamy projekt na naszej platformie project management i przydzielamy dedykowanego senior event managera (dla klientów DACH – z biegłym niemieckim). Kick-off call zespołu projektowego w pierwszym tygodniu.
Krok 3: Koncepcja kreatywna
Przygotowujemy pełny pakiet kreatywny: koncepcję narracyjną eventu, key visual, scenariusz dnia (run of show z dokładnością do minut), storyboard kluczowych momentów, moodboard scenografii, propozycję oprawy artystycznej, wstępny menu tasting, propozycje dress code i employer branding communication. Prezentacja w siedzibie klienta lub online.
Krok 4: Produkcja
Po zatwierdzeniu koncepcji przechodzimy do produkcji: rezerwacja lokalizacji z zaliczką, podpisanie umów z podwykonawcami (catering, AV, artyści, transport), produkcja scenografii, produkcja materiałów drukowanych i brandingowych (dwujęzycznie dla klientów DACH), rejestracja uczestników z integracją SSO klienta, komunikacja pre-event.
Krok 5: Próby generalne
Na 1-3 dni przed eventem przeprowadzamy pełną próbę techniczną w lokalizacji – montaż scenografii, kalibracja AV, próba prezenterów i artystów, test streamingu, test rejestracji, test cateringu, test obsługi i komunikacji zespołu. Każdy senior event manager otrzymuje run of show z wariantami awaryjnymi (plan B na wypadek pogody, awarii technicznych, kluczowych nieobecności).
Krok 6: Realizacja eventu
W dniu eventu mamy obsadę adekwatną do skali projektu: senior event manager + koordynator recepcji + producent techniczny + koordynator cateringu + obsługa uczestników (1 osoba na 40 gości) + ekipa techniczna + koordynator bezpieczeństwa (dla 500+ osób) + tłumacz DE-PL dla klientów DACH. Każdy członek zespołu ma walkie-talkie i dostęp do wspólnego kanału komunikacji. Klient otrzymuje dedykowanego event managera, który w dniu eventu jest dostępny 24/7.
Krok 7: Raport i rozliczenie
Po evencie przekazujemy: szczegółowy raport (liczby, engagement, NPS, feedback uczestników), rozliczenie finansowe z dokumentacją faktur, archiwum zdjęciowo-wideo w chmurze, rekomendacje. Dla klientów DACH raport w wersji niemieckiej. Faktura z 30-dniowym terminem płatności.
Lokalny zespół zamiast „delegacji z Warszawy”
Działamy lokalnie – zespół we Wrocławiu, sieć partnerów lokalnych (hotele, catering, AV, artyści), codzienna obecność na rynku. Nie dodajemy marży za „delegację z Warszawy”, a spotkanie w siedzibie klienta (Sky Tower, Q22, West Forum, Nowa Strzegomska) mamy w 15-30 minut. Dla klientów DACH – trzech managerów z biegłym niemieckim, korespondencja i spotkania w języku ojczystym klienta.
Typy eventów firmowych we Wrocławiu – zakres obsługi
Zakres obsługi dla 6 najczęściej realizowanych typów eventów: koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści i koordynacja. Po kliknięciu wyświetli się pełne zestawienie z przykładowymi realizacjami.
Poniżej prezentujemy zakres obsługi dla najczęściej realizowanych typów eventów we Wrocławiu. Każdy projekt obejmuje koncepcję, lokalizację, catering, AV, artystów i koordynację, a jego koszt kalkulujemy indywidualnie po briefie.
Konferencja / kongres (100-300 uczestników, 1 dzień)
Zakres: sala konferencyjna premium (Hala Stulecia, NFM, DoubleTree Hilton, Mövenpick), sesje plenarne + 3 breakout rooms, tłumaczenie symultaniczne DE/EN/PL, rejestracja RFID, aplikacja eventu, catering (śniadanie, 2 przerwy kawowe, lunch bufet, networking), produkcja AV (LED wall, nagłośnienie, oświetlenie), streaming podstawowy. Przykładowe realizacje: konferencja SSC DACH dla 180 menedżerów (Mövenpick + kolacja w Ossolineum); kongres kardiologiczny dla 220 lekarzy (Mövenpick, 3 dni, kolacja w Oratorium Marianum).
Kick-off / town hall (300-800 uczestników, 2 dni)
Zakres: wynajem dużej sali (Hala Stulecia, NFM Sala Główna, Centrum Kongresowe Politechniki Wrocławskiej), scenografia branded, LED wall 8×3 m lub większy, tłumaczenie na 4-6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja z matchmakingiem, 2 dni cateringu, kolacja integracyjna, oprawa artystyczna, transport autokarami z Copernicus Airport i hoteli. Przykładowe realizacje: kick-off SSC DACH dla 480 osób (Hala Stulecia + Pałac Królewski); konferencja branżowa globalnego producenta komponentów motoryzacyjnych dla kontraktorów i dostawców (NFM + Ossolineum).
Gala jubileuszowa / Christmas Party (200-400 osób)
Zakres: lokalizacja premium (Aula Leopoldina, Oratorium Marianum, Pałac Królewski, Ossolineum, Pałac Wojanów, Hotel Monopol), menu 5-7 dań autorskie, pairing win z winnic dolnośląskich, oprawa artystyczna (Filharmonia Wrocławska, Opera Wrocławska, DJ, konferansjer), scenografia tematyczna, produkcja filmu jubileuszowego, pamiątkowe upominki premium. Przykładowe realizacje: gala 20-lecia austriackiego banku dla 260 osób (reprezentacyjna sala w centrum Wrocławia, kwartet smyczkowy); Christmas Party centrum SSC dla 220 osób (hotel w centrum Wrocławia).
Premiera produktu / launch (150-400 uczestników)
Zakres: lokalizacja nietypowa (Stara Kopalnia w Wałbrzychu, Hala Stulecia, Wrocławskie Centrum Kongresowe, Hydropolis, Afrykarium), scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, strefy VR/AR, pokazy produktowe, obsługa prasy i influencerów, embargo management, afterparty, transport uczestników. Przykładowe realizacje: premiera platformy fintech dla 240 gości (Hydropolis); launch nowego modelu samochodowego europejskiego producenta premium dla 180 mediów (Stara Kopalnia Wałbrzych).
Piknik rodzinny / team building (500-3000 osób)
Zakres: plener (Park Tysiąclecia, Park Zachodni, Stadion Wrocław – parking, Polana przy Pergoli), strefy tematyczne, animacje dla dzieci, koncert headlinera, food trucki regionalne, scena z nagłośnieniem, pokaz dronów lub fajerwerków, ubezpieczenie imprezy masowej, pozwolenia Urzędu Miasta, obsługa sanitarno-medyczna. Przykładowe realizacje: piknik rodzinny dla 1200 osób grupy IT (Tarczyński Arena Wrocław, Kult); Family Day dla 800 osób centrum SSC (Park Tysiąclecia).
Destination event DACH (50-200 osób, 3-5 dni)
Zakres: transfery z Copernicus Airport lub z Berlina (FlixBus, limuzyny), hotel premium (Monopol, Mövenpick, DoubleTree Hilton), program kulturalny (private tour Hali Stulecia z kuratorem, zwiedzanie Ostrowa Tumskiego z historykiem, wycieczka do Karpacza z Kotliny Jeleniogórskiej, warsztaty kulinariów dolnośląskich), konferencja merytoryczna, kolacje tematyczne („Breslau Heritage”, „Silesian Wine Route”, „DACH Connection”), pamiątkowe upominki lokalne (ceramika bolesławiecka, wino dolnośląskie), tłumacz/przewodnik polsko-niemiecki z uprawnieniami konferencyjnymi. Przykładowe realizacje: destination event dla 90 top managerów niemieckiej grupy IT (Monopol + Karpacz + Hala Stulecia); leadership retreat dla 120 osób austriackiej spółki bankowej (Aula Leopoldina + Pałac Wojanów + Kotlina Jeleniogórska).
Najczęściej zadawane pytania o organizację eventów we Wrocławiu
Ile kosztuje organizacja eventu firmowego we Wrocławiu?
Koszt eventu we Wrocławiu zależy przede wszystkim od obiektu i skali – kick-off w Hali Stulecia i kolacja zarządu w Auli Leopoldina to zupełnie inne budżety – a także od cateringu, techniki AV, tłumaczeń i oprawy artystycznej. Nie podajemy cen katalogowych: po briefie przygotowujemy bezpłatną wycenę z rozbiciem na pozycje, dla klientów DACH także po niemiecku.
Ile osób może liczyć event we Wrocławiu?
Realizowaliśmy projekty od 20-osobowych warsztatów zarządu na Ostrowie Tumskim po duże pikniki w Parku Tysiąclecia. Hala Stulecia (UNESCO) mieści ok. 7 000 miejsc siedzących w układzie koncertowym i do 1500 osób w układzie bankietowym, a audytorium Wrocławskiego Centrum Kongresowego przy Hali Stulecia – 992 miejsca. Stadion Wrocław przyjmuje koncerty i eventy do 45 000 osób, plus strefa VIP i parking na pikniki. Narodowe Forum Muzyki (NFM) – Sala Główna na 1800 miejsc z doskonałą akustyką. Centrum Kongresowe Politechniki Wrocławskiej – Sala Kongresowa na 620 miejsc. Aula Leopoldina UWr – do 215 osób w barokowej sali. W Parku Tysiąclecia (ok. 80 ha) organizujemy imprezy masowe.
Jakie są najlepsze lokalizacje na konferencję we Wrocławiu?
Dla konferencji i kongresów profesjonalnych polecamy: Halę Stulecia (obiekt UNESCO z 1913 roku, w chwili budowy największa żelbetowa kopuła świata, ok. 7 000 miejsc siedzących w układzie koncertowym), Narodowe Forum Muzyki (sala główna na ok. 1800 miejsc), Centrum Kongresowe Politechniki Wrocławskiej (budynek D-20, Sala Kongresowa na 620 osób), Tarczyński Arena Wrocław (do 2021 roku Stadion Wrocław), Novotel i ibis Wrocław Centrum (dawny Hotel Wrocław, ul. Powstańców Śląskich 5/7) oraz Hotel Monopol (secesyjna sala bankietowa), Stadion Wrocław (sale konferencyjne w kompleksie, strefa VIP), hotele premium (DoubleTree by Hilton Wrocław, Radisson Blu Wrocław Centrum, Mercure Wrocław Centrum, Mövenpick Grand Hotel Wrocław, Hotel Monopol, Wyndham Wrocław Old Town – dawny Sofitel). Dla mniejszych grup (do 215 osób): Aula Leopoldina UWr, Oratorium Marianum, Pałac Królewski. Wybór lokalizacji zawsze rekomendujemy po analizie briefu – w sezonie MICE dostępność hoteli w centrum wymaga rezerwacji z 6-9 miesięcznym wyprzedzeniem.
Czy Secret Event organizuje eventy w obiektach UNESCO we Wrocławiu?
Tak – Wrocław ma jeden obiekt UNESCO: Hala Stulecia (wpisana na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO w 2006 roku, jako ikoniczny przykład modernizmu międzywojennego i jeden z najważniejszych obiektów żelbetowych w historii architektury światowej). Parametry techniczne: zaprojektowana w 1911 przez Maxa Berga, otwarta w 1913 roku, powierzchnia zabudowy 14 000 m², powierzchnia użytkowa wnętrza 11 340 m², średnica kopuły wewnętrznej 65 metrów (największa żelbetowa kopuła jednopowierzchniowa zbudowana do 1913 roku, do dziś jedna z największych w Europie), wysokość kopuły 42 metry, pojemność wewnętrzna 180 000 m³, 32 okna świetlikowe w kopule dostarczające światło dzienne. Konfiguracje eventowe: koncerty – ok. 7 000 miejsc siedzących, konferencje – audytorium Wrocławskiego Centrum Kongresowego na 992 miejsca, układ teatralny premium z rozstawionymi rzędami – 1800 osób, gale bankietowe przy stołach okrągłych 10-osobowych – 1500 osób (150 stołów), układ „U” dla spotkań zarządu/senatu – 80 osób, układ imperium dla konferencji prasowych – 400 osób, targowo-wystawienniczo – 4500 m² powierzchni użytkowej. Rezerwacja z wyprzedzeniem 6-12 miesięcy, dla sezonu kongresowego (IV-VI i IX-XI) nawet 15 miesięcy, konieczność koordynacji z innymi wydarzeniami (Hala Stulecia gości koncerty, kongresy, bale sylwestrowe, Festiwal Jazzu nad Odrą). Dodatkowo w zasięgu Wrocławia (90-150 km) są inne obiekty UNESCO: Kościół Pokoju w Świdnicy (ok. 7500 miejsc, czynna świątynia, gospodarz koncertów organowych), Kościół Pokoju w Jaworze (1655). Dla eventów premium z elementem historycznym spoza listy UNESCO polecamy: Ossolineum (barokowy dawny klasztor), Aulę Leopoldinę UWr (barokowa sala dla maksymalnie 215 osób, przy placu Uniwersyteckim) oraz Pałac Królewski (siedziba Muzeum Miejskiego Wrocławia).
Jakie obiekty poleca Secret Event dla centrów SSC DACH we Wrocławiu?
Dla centrów SSC obsługujących rynek niemiecki, austriacki i szwajcarski z naszego portfolio najczęściej wybieramy: Hala Stulecia dla kick-offów 500+ osób z tłumaczeniem symultanicznym na niemiecki i streamingiem do oddziałów DACH, Mövenpick Grand Hotel Wrocław dla Annual Leadership Meetings 200-400 osób (nowoczesny hotel z zapleczem konferencyjnym w centrum), DoubleTree by Hilton Wrocław dla eventów 100-300 osób (dobry standard międzynarodowy), Hotel Monopol dla gal w historycznej atmosferze (secesyjny hotel z 1892 roku, sala bankietowa dla ok. 100 osób), Pałac Królewski dla eventów kulturowych „polsko-niemieckich” (Muzeum Miejskie Wrocławia z wystawami dotyczącymi przedwojennej historii miasta). Dla mniejszych offsite strategicznych polecamy Pałac Wojanów w Kotlinie Jeleniogórskiej (Wojanów, gmina Mysłakowice, ok. 110 km i ok. 1 h 45 min jazdy od Wrocławia) oraz Hotel Gołębiewski w Karpaczu (880 pokoi, park wodny, największa karkonoska baza MICE).
Czy Secret Event zajmuje się destination events dla klientów z Niemiec, Austrii i Szwajcarii?
Destination events DACH to jedna z naszych specjalizacji – Wrocław (dawniej Breslau) jest chętnie wybierany przez korporacje z Niemiec, Austrii i Szwajcarii ze względu na wspólne dziedzictwo kulturowe (do 1945 roku Wrocław był trzecim miastem Niemiec), bliskość Berlina (ok. 300 km, ok. 4 godziny pociągiem), bezpośrednie loty z Monachium/Düsseldorfu/Wiednia oraz reputację „czystej polskiej alternatywy” dla drogich rynków Zachodniej Europy. Oferujemy pełną obsługę: transfery z Copernicus Airport (limuzyny Mercedes V-Class, autokary premium) lub z Berlina (FlixBus charter dla dużych grup), rezerwacje hoteli premium (Mövenpick, Monopol, DoubleTree Hilton, Wyndham – dawny Sofitel), program kulturalny (private tour Hali Stulecia z kuratorem, zwiedzanie Ostrowa Tumskiego z historykiem, degustacja w winnicach dolnośląskich – Silesian Wine Route, warsztaty kulinariów śląsko-niemieckich, wycieczka do Karpacza przez Kotlinę Jeleniogórską), kolacje tematyczne („Breslau Heritage”, „Silesian Wine & Dine”, „DACH Connection”), tłumaczy polsko-niemieckich z uprawnieniami konferencyjnymi i event managerów posługujących się biegle niemieckim na poziomie C1. Współpracujemy z Convention Bureau Wrocław – oferujemy klientom zagranicznym benefity DMC Wrocław i Dolny Śląsk.
Jak wygląda proces współpracy przy organizacji eventu we Wrocławiu?
Nasza metodologia to 7 kroków: (1) brief i konsultacje – spotkanie w siedzibie klienta w biurowcach Wrocławia (Sky Tower, Q22, West Forum) lub online, w ciągu 48 h otrzymują Państwo wstępną wycenę, a w 2–5 dni koncepcję (w języku polskim lub niemieckim dla klientów DACH); (2) umowa i kick-off – formalizacja współpracy, vendor onboarding, przydzielenie senior event managera (dla DACH – z biegłym niemieckim); (3) koncepcja kreatywna – pełny pakiet (narracja, key visual, scenariusz, moodboard); (4) produkcja – rezerwacja lokalizacji, umowy z podwykonawcami, produkcja scenografii i materiałów (dwujęzycznie dla DACH); (5) próby generalne – na 1-3 dni przed eventem; (6) realizacja eventu – pełna obsada Secret Event na miejscu, 24/7 dostępność managera, tłumacz DE-PL dla klientów DACH; (7) raport i rozliczenie po evencie (dla DACH w wersji niemieckiej). Cały proces trwa standardowo 3–6 miesięcy, a przy kongresach powyżej 500 osób w Hali Stulecia i destination events DACH – dłużej.
Czy organizujecie eventy dla sektora motoryzacyjnego?
Tak – motoryzacja to nasza specjalizacja we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku. Region jest ważnym ośrodkiem produkcji motoryzacyjnej w Europie: jedna z największych w Europie fabryk baterii EV w Biskupicach Podgórnych (ok. 7 000 pracowników), zakład produkcji wyświetlaczy automotive w Kobierzycach, fabryka silników spalinowych w Jaworze (nowa inwestycja w silniki hybrydowe), fabryka skrzyń biegów i silników w Wałbrzychu. Realizujemy: konferencje launch nowych modeli (np. premiery linii produkcyjnych), supply chain days dla kontraktorów (tier-1, tier-2), site visits na fabrykach z zachowaniem zasad BHP i NDA, wieczory prasowe dla mediów branżowych (Auto Świat, Auto Motor i Sport, Autocar Polska), gale jubileuszowe zakładów produkcyjnych, eventy dla zespołów R&D, eventy branżowe typu Automotive Poland Forum. Nasze ekipy techniczne mają doświadczenie z industrialnym settingiem – scenografią na hali produkcyjnej z zachowaniem standardu czystości i bezpieczeństwa.
Jakie specjalizacje branżowe ma Secret Event we Wrocławiu?
Secret Event specjalizuje się w pięciu sektorach z dominującą pozycją na wrocławskim rynku: (1) centra SSC DACH (znacząca część centrów SSC we Wrocławiu obsługuje rynki niemieckojęzyczne – mamy managerów z biegłym niemieckim C1 i dokumentację dwujęzyczną); (2) IT i fintech (sektor usług biznesowych zatrudniający ok. 70 tys. osób, centra technologiczne globalnych koncernów telekomunikacyjnych, międzynarodowych banków inwestycyjnych, grup motoryzacyjnych IT, firm outsourcingu procesów biznesowych oraz polskie spółki notowane na GPW z sektora oprogramowania dla biznesu) – znamy kulturę startup+corporate, potrafimy budować eventy w formule hackathon+gala; (3) motoryzacja i baterie EV (jedna z największych w Europie fabryk baterii EV, zakład produkcji wyświetlaczy automotive, fabryka silników spalinowych w Jaworze, fabryka skrzyń biegów w Wałbrzychu); (4) farmacja i biotechnologia (UMW, Uniwersytet Medyczny, Wrocławski Park Technologiczny); (5) turystyka MICE i destination events dla klientów DACH, CEE i USA – DMC Wrocław + Dolny Śląsk + Kotlina Jeleniogórska, tłumacze konferencyjni w 5 językach.
Czy współpracujecie z hotelami premium we Wrocławiu?
Tak – współpracujemy z kluczowymi hotelami premium Wrocławia. Wyndham Wrocław Old Town (dawny Sofitel Wrocław Old Town, hotel na Starym Mieście), Hotel Monopol (121 pokoi, secesyjny hotel z 1892 roku, sala bankietowa dla ok. 100 osób), Mövenpick Grand Hotel Wrocław (ul. Piłsudskiego 102, 179 pokoi, otwarty w marcu 2025 w gmachu Grand Hotelu z 1903 roku, sala konferencyjna ABC o powierzchni 260 m², restauracja The Gate), DoubleTree by Hilton Wrocław (189 pokoi, centrum, sala balowa na 350 osób), Radisson Blu Wrocław (162 pokoje, przy ul. Purkyniego). Altus Palace (hotel w XIX-wiecznym pałacu przy ul. Wierzbowej 15). Dla większych grup (500+ osób) łączymy kilka hoteli z centralnym transferem autokarami. W Kotlinie Jeleniogórskiej: Pałac Wojanów (4*), Pałac Łomnica, Hotel Sandra SPA Karpacz. Większość tych obiektów ma u nas negocjowane warunki korporacyjne – oferujemy klientom lepsze stawki niż rezerwacja bezpośrednia.
Czy pomagacie w organizacji transportu i noclegów dla uczestników eventu we Wrocławiu?
Tak – organizacja logistyki uczestników to stały element naszych projektów we Wrocławiu. Transfery lotniskowe: z Portu Lotniczego Wrocław-Strachowice im. Mikołaja Kopernika (WRO, 10 km od Rynku, 15 min samochodem poza szczytem) oraz – dla klientów DACH – alternatywnie z Berlina (połączenie kolejowe z przesiadką z lotniska BER) i Drezna (DRS, 2h 40min busem autobahn A4). Dla grup 1-8 osób limuzyny klasy Mercedes S i Audi A8; 9-50 osób Mercedes Sprinter lub VW Crafter z WiFi i klimatyzacją; powyżej 50 autokary turystyczne (Neoplan Cityliner, Setra ComfortClass). Dla incentive z Niemiec organizujemy shuttle bus Berlin-Wrocław z briefingiem po drodze (ok. 4 h, klient dostaje kontekst regionu zanim wysiądzie w hotelu). Noclegi grupowe w hotelach 4*-5* – Wyndham Wrocław Old Town (dawny Sofitel), Hotel Monopol (121, secesyjny od 1892), Mövenpick Grand Hotel Wrocław (179 pokoi), DoubleTree by Hilton (189, centrum), Radisson Blu Wrocław (162), Mercure Wrocław Centrum, The Granary La Suite (butikowy), PURO Wrocław Stare Miasto (nowoczesny design), NYX Hotel Wrocław by Leonardo (art-hotel), Novotel Wrocław Centrum, Ibis Styles Wrocław Centrum (segment średni). Na Dolnym Śląsku dla incentive: Pałac Wojanów (Kotlina Jeleniogórska, 92 pokoje, ok. 110 km i ok. 1 h 45 min jazdy od Wrocławia), Pałac Łomnica. Wrocław jest 10-15% tańszy hotelowo od Warszawy przy porównywalnym standardzie – kluczowy argument przy kalkulacji per osoba dla centrów SSC DACH. Transfery lokalne: shuttle busy Airport-Hotel (15 min), Hotel-Hala Stulecia (15 min), Hotel-NFM (8 min), Hotel-Tarczyński Arena Wrocław (dawny Stadion Wrocław, 20 min) co 25-30 minut przez cały dzień eventu.
Zaplanujmy Państwa event we Wrocławiu
Jeśli szukają Państwo agencji eventowej we Wrocławiu, która rozumie specyfikę centrów SSC DACH, sektora IT, motoryzacji lub farmacji – zapraszamy na niezobowiązujące spotkanie briefingowe. W ciągu 48 h otrzymają Państwo wstępną wycenę, a w ciągu 2–5 dni koncepcję kreatywną (w języku polskim lub niemieckim), kalkulację budżetu i rekomendację lokalizacji. Dla klientów DACH korespondencja w języku niemieckim.
Secret Event to 14 lat doświadczenia, 1000+ zrealizowanych eventów i zespół etatowych event managerów znających Wrocław od podszewki. Działamy lokalnie, bez markupu za „delegację z Warszawy”.
Agencja Eventowa Wrocław – Secret Event. Tel. +48 536 262 802, e-mail: kontakt@secret-event.pl.