Secret Event > Agencja Eventowa Gdańsk
Agencja Eventowa Gdańsk
Secret Event to gdańska agencja eventowa działająca od 2012 roku, wyspecjalizowana w obsłudze Trójmiejskiego klastra IT, armatorów i firm logistyki morskiej, sektora energetyki offshore oraz klientów incentive przyjeżdżających nad Bałtyk ze Skandynawii i Niemiec. W ciągu 14 lat zrealizowaliśmy ponad 1000 eventów dla 120 stałych klientów B2B – od 20-osobowych zarządów armatorów po 2500-osobowe pikniki na molo w Gdyni i kongresy w Amber Expo. Obsługujemy pełną aglomerację Trójmiasta: Gdańsk, Gdynia, Sopot oraz destinationy Półwyspu Helskiego, Mierzei Wiślanej i Kaszub. Projekty prowadzi 9 event managerów etatowych, znających Trójmiasto od podszewki: listy czekania w AmberExpo, godziny pracy kapitanatu portu Gdynia, terminy regat Volvo Ocean Race i kiedy plażę w Sopocie zamyka SOK.
Firma eventowa w Gdańsku to u nas gale i bankiety, konferencje i pikniki firmowe prowadzone jednym zespołem, od pierwszej rozmowy po demontaż.
Gdańsk i Trójmiasto to nie jest „polska Riwiera” – to czwarty rynek MICE w Polsce, trzeci co do wielkości hub IT kraju (ponad 35 000 programistów w ekosystemie Tricity), największy polski port bałtycki, siedziba europejskich armatorów kontenerowych i centrum energetyki wiatrowej offshore dla całego polskiego sektora elektroenergetycznego. Gdańsk to także jedyne polskie miasto z historią wolnego miasta, miejsce narodzin Solidarności i wielokulturowe dziedzictwo hanzeatyckie – wartości, które zagraniczni klienci korporacyjni cenią jako nośnik narracji brand heritage. Agencja Eventowa Secret Event zna ten rynek od podszewki – obsługujemy firmy technologiczne z Olivia Business Centre i Alchemii, armatorów morskich, operatorów farm wiatrowych offshore, centra badawcze w sektorze biotechnologii oraz incentive tours dla klientów skandynawskich, niemieckich i brytyjskich, którzy chcą pokazać swoim zespołom połączenie historii, morza i nowoczesności.
Trójmiejska agencja eventowa w liczbach
Liczby mówią o nas więcej niż deklaracje. Przez 14 lat zbudowaliśmy doświadczenie, które realnie redukuje ryzyko projektu – wiemy, który hotel w Sopocie w weekend Open’era jest zamknięty dla sprzedaży, które hale AmberExpo mają jaki udźwig podłogi pod ciężkie ekspozycje industrialne, gdzie Urząd Morski wymaga dodatkowych uzgodnień przy eventach na nabrzeżach portowych i jak wygląda procedura czartering jachtu ORP Błyskawica na wydarzenie wieczorne.
- 1000+ zrealizowanych eventów – konferencji, gal, kongresów, premier produktów, kick-offów, pikników rodzinnych i destination events w Trójmieście, na Kaszubach i Pomorzu
- 14 lat doświadczenia – Secret Event działa nieprzerwanie od 2012 roku, przeszliśmy przez pandemię, boom offshore wind i hybrydyzację eventów MICE w Trójmieście
- 120+ stałych klientów B2B – w tym armatorzy, operatorzy terminali portowych, spółki offshore wind, centra IT z Olivia Business Centre, korporacje farmaceutyczne i firmy logistyki morskiej
- 9 event managerów etatowych – pełny zespół zatrudniony na umowie o pracę, dzięki czemu mamy ciągłość projektową, stabilne know-how i nie tracimy wiedzy wraz z freelancerami
- Grupy od 20 do 2500+ uczestników – od kameralnych spotkań zarządu armatorów na jachtach w Mariny Gdynia po kongresy w AmberExpo i pikniki w Hali Stulecia Sopot
Dodatkowo: 45+ lokalizacji premium z umowami ramowymi w Trójmieście, na Kaszubach i Mierzei Wiślanej, 60% klientów wraca po co najmniej trzech latach współpracy – to najwyższy wskaźnik retencji wśród agencji eventowych Pomorza (niezależnie weryfikowany w bazie kontraktów). Średni czas odpowiedzi na brief to 48 godzin roboczych – z pełną kalkulacją budżetu, koncepcją kreatywną i rekomendacją trzech alternatywnych lokalizacji (zwykle jednej w Gdańsku, jednej w Sopocie i jednej w Gdyni lub na Kaszubach). Retencja 60% oznacza, że drugi, trzeci i czwarty event klient zleca nam bez ponownego przetargu – bo zna workflow, zna manager i zna jakość.
Co organizuje agencja eventowa Secret Event w Gdańsku
Trójmiejski rynek eventowy ma inną geometrię niż Warszawa czy Kraków. Nie mamy jednego city center – mamy trzy ośrodki: historyczny Gdańsk (Główne Miasto, Długi Targ, Motława, Europejskie Centrum Solidarności), uzdrowiskowy Sopot (molo, plaża, Grand Hotel) i portowo-biznesowy Gdyniu (Skwer Kościuszki, Sea Towers, Waterfront, Port Gdynia). Dodatkowo w promieniu 40 minut mamy destynacje pokaźne: Malbork (największy gotycki zamek Europy), Hel (półwysep z historią wojskową), Kaszuby (jeziora, pola golfowe Sierra Golf, pałace typu Kadyny i Mielno-Kaszuby), Mierzeja Wiślana (plaża, las, odludne dworki). Secret Event projektuje eventy wykorzystujące tę geografię – łączymy mikroklimaty Trójmiasta z destynacjami na Pomorzu, żeby klient zagraniczny dostał w 3 dniach pełen obraz regionu.
Konferencje i kongresy
Gale i jubileusze
Eventy morskie i offshore
Pikniki rodzinne i team-buildingi
Kick-offy i strategie
Destination events i incentive
Dla kogo pracujemy w Trójmieście
Gdański klient B2B jest inny niż warszawski czy krakowski. W Warszawie dominuje centrala bankowa, w Krakowie BPO i gamedev – w Gdańsku 40% naszych projektów to sektor morski, logistyczny i offshore wind. To armatorzy kontenerowi (operatorzy serwisów feeder na Bałtyku), operatorzy terminali portowych (DCT Gdańsk, BCT Gdynia), spółki offshore wind (developerzy projektów wiatrowych 1 GW+ na Morzu Bałtyckim), firmy shipbuilding i repair shipyard, logistyka intermodalna i forwarderzy. To klient specyficzny – akcjonariuszami są grupy norweskie, duńskie i niemieckie, więc procesy decyzyjne przebiegają w Oslo, Kopenhadze i Hamburgu, a w Trójmieście operuje dyrekcja wykonawcza. Znamy tę geografię decyzyjną – potrafimy przygotować event, który sprawdzi się jako internal communication dla lokalnych zespołów i jednocześnie jako nośnik narracji dla zagranicznych inwestorów i rady nadzorczej. Branżowe realia trójmiejskiego MICE śledzimy m.in. na portalu Think MICE, który publikuje raporty o kondycji segmentu offshore, port cruises i shipbuilding – pomaga to nam kontekstualizować projekt dla klienta zagranicznego na spotkaniu w Oslo czy Kopenhadze.
Druga specjalność to IT Tricity – ponad 35 000 programistów w ekosystemie Gdańsk-Gdynia-Sopot, z największymi centrami: Olivia Business Centre (flagowy kompleks biurowy o powierzchni 185 000 m²), Alchemia, Neptun Office Center, BCB Business Park, Fahrenheit Office. To firmy z sektorów korporacji IT, fintech, gamedev, cloudtech i e-commerce. Trzecia to farmacja i biotechnologia – Gdański Uniwersytet Medyczny, Pomorski Park Naukowo-Technologiczny oraz duże grupy farmaceutyczne z siedzibami w regionie pomorskim. Organizujemy kongresy medyczne, launche produktów farmaceutycznych i wydarzenia naukowe. Czwarta – energetyka i offshore – krajowe koncerny energetyczne oraz europejscy deweloperzy farm wiatrowych offshore z siedzibą lub reprezentacją w Trójmieście. Piąta – turystyka MICE i destination events dla klientów skandynawskich, niemieckich, brytyjskich i amerykańskich.
Niezależnie od branży, fundamentem naszej pracy jest dbałość o detale i świadomość specyfiki regulacyjnej – w sektorze morskim liczy się zgodność z IMO i MAR, w offshore wind z Dyrektywą Morską UE, w IT Tricity z RODO i NIS2, w farmacji z compliance i MedTech Europe Code. Zespół Secret Event tworzy 9 event managerów etatowych; dla kongresów powyżej 500 osób formujemy dedykowane ekipy produkcyjne liczące 10-15 osób, w tym producenta technicznego, dyrektora artystycznego, koordynatora cateringu, koordynatora transportu morskiego (przy eventach na jachtach lub nabrzeżach) i delegowanego compliance officera.
Nasz styl realizacji eventów w Gdańsku
Secret Event prowadzi trójmiejskie projekty w pełnym łańcuchu produkcji – od briefu, przez scenografię, technikę i catering, aż po backoffice logistyczny eventów morskich. Nazywamy to full-cycle delivery: ten sam senior manager, który parafuje Państwa umowę, stoi w trybie dyżuru przy telefonie podczas realizacji – niezależnie czy event trwa 4 godziny na molo w Sopocie, czy 14-godzinny kongres w AmberExpo. W Trójmieście, gdzie sezon Open’era i jubileusze stoczniowe kolidują z planami korporacyjnymi, ciągłość opiekuna projektu ratuje terminy – klient nie tłumaczy briefu po raz drugi, nie przechodzi handoveru w środku sezonu, nie traci wiedzy między majem a wrześniem.
Nasza specjalizacja to eventy dla klientów regulowanych i premium – gdzie nie ma miejsca na eksperymenty kosztem bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie oczekuje się kreatywności, która wyróżni event na tle dziesiątków innych. W praktyce oznacza to: dokumentacja compliance przygotowana przed startem projektu, ubezpieczenie OC agencji do 5 mln zł, umowy ramowe z lokalizacjami premium (Grand Hotel Sopot, Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot, Dwór Oliwski, AmberExpo, Europejskie Centrum Solidarności), obsługa w trybie Due Diligence dla sektora farmaceutycznego (HCPs compliance, MedTech Europe Code, spend transparency), certyfikaty STCW dla ekip realizujących eventy na jednostkach pływających, pełna rejestracja eventu w systemach typu Veeva dla branży life sciences.
Organizacja eventów w Gdańsku – co nas wyróżnia
Lokalna wiedza
Pracujemy w Trójmieście. Wiemy, kiedy Open’er paraliżuje lotnisko Gdańsk-Rębiechowo (pierwsze 3 tygodnie lipca), kiedy Sopot Top-of-the-Top blokuje molo, w którym tygodniu sierpnia Jarmark Dominikański wyłącza Długi Targ i kiedy regaty Volvo Ocean Race rezerwują całe Marine Gdynia. Znamy listy czekania hoteli na sezon 2026 i 2027, wiemy który kierownik recepcji w Grand Hotelu Sopot pilnuje rezerwacji z wyprzedzeniem 9 miesięcy, a który w Radisson Blu Sopot podpowie ukryte prywatne sale z widokiem na molo.
Compliance-ready
Dla branży farmaceutycznej prowadzimy projekty zgodnie z MedTech Europe Code i IFPMA Code. Dla sektora morskiego gwarantujemy zgodność z IMO i SOLAS przy eventach na jednostkach pływających, certyfikaty STCW dla obsługi, ubezpieczenia P&I dla pasażerów. Dla IT Tricity przechodzimy vendor assessment, RODO review, NIS2. Dla eventów publicznych zapewniamy pełne ubezpieczenie OC, pozwolenia sanitarne, zgłoszenia do Urzędu Morskiego (dla plaż i nabrzeży) i Urzędu Miasta Gdańska/Sopotu/Gdyni (wydarzenia masowe 1000+ osób).
Produkcja in-house
Raport powydarzeniowy
Każdy event kończymy raportem zawierającym: liczby (uczestnicy, koszty, wskaźniki engagement), NPS od uczestników, analizę scenariuszową (co zadziałało, co nie), rekomendacje na kolejny projekt, archiwum zdjęciowo-wideo. Raport dostają Państwo w ciągu 7 dni po evencie – z dokumentacją ISO 20121 (sustainability), rozliczeniem faktur i mierzalnym ROI dla działu marketingu lub HR.
Zespół Secret Event w Gdańsku
9 event managerów etatowych Secret Event obsługujących Trójmiasto to zespół łączący dwie kompetencje, które w branży eventowej rzadko idą w parze: twardą produkcję (scenografia, dźwięk, światło, streaming, logistyka, compliance) i kreatywną koncepcję (narracja, storytelling, scenariusz, dramaturgia wydarzenia). Nasi liderzy projektów mają za sobą pracę w agencjach sieciowych (GroupM, Publicis), studiach filmowych, teatrach Trójmiejskich (Teatr Wybrzeże, Opera Bałtycka, Teatr Muzyczny w Gdyni) oraz na stanowiskach event manager in-house w korporacjach z branży IT, energetyki i sektora morskiego. Gdańsk i Trójmiasto wymagają od event managera umiejętności pracy w dwóch trybach: miękkim (Open’er Festival, kolacja na molo w Sopocie dla rady nadzorczej koncernu energetycznego) i twardym (kick-off na terenie stoczni z rygorem BHP, launch farmy wiatrowej z reprezentantami strony szwedzkiej). Jako partner, który siedział wcześniej po stronie klienta w sektorze IT i morskim, wiemy, że event nie kończy się fakturą – kończy się raportem dla zarządu w Oslo albo Kopenhadze. Dlatego dobieramy narzędzia pod audyt poinwestycyjny, a nie pod katalog atrakcji.
W strukturze Secret Event obsługującej Gdańsk pracują: senior event managerowie (prowadzący projekty 200-2500 osób), producenci techniczni (nadzorujący AV, rigging, streaming, eventy morskie), koordynatorzy cateringu (współpracujący z szefami kuchni Michelin/Bib Gourmand i catering premium typu Avocado Catering, Fredo Catering, Sopocka Manufaktura Kulinarna), specjaliści ds. lokalizacji (negocjujący umowy ramowe z hotelami i venues), koordynatorzy logistyki (transport autokarami Gryf Travel, limuzynami Mercedes V-Class, transferami lotniskowymi z Rębiechowa, transport morski – czartery jachtów, motorówki wodne taxi) oraz specjalista ds. compliance i prawa eventowego (pełni rolę vendor managera w procesach zakupowych klientów korporacyjnych).
Nasze przykładowe realizacje w Gdańsku
Dla globalnego dewelopera farm wiatrowych offshore z Europy Zachodniej zorganizowaliśmy dwudniową konferencję inwestorską dla 340 uczestników, aby zaprezentować postępy dwóch projektów wiatrowych na polskich wodach wyłącznej strefy ekonomicznej. Dzień pierwszy – AmberExpo Gdańsk: scena główna z LED wall 12×4 m, trzy sale breakout z tłumaczeniem symultanicznym EN/PL/DE/NO, prezentacje CEO firmy macierzystej, site visits w postaci VR walkthrough farmy wiatrowej, stoiska partnerów technologicznych z branży offshore wind. Dzień drugi – kolacja integracyjna w Europejskim Centrum Solidarności w Sali Wielkiej z widokiem na stocznię, występ Kwartetu Jorgi (jazz bałtycki), DJ set do rana. Całkowity budżet projektu: 415 000 zł netto.
Dla armatora kontenerowego z kapitałem skandynawskim operującego terminalem w porcie Gdańsk przygotowaliśmy galę 25-lecia obecności na polskim rynku dla 240 gości – zarządów grupy, kontrahentów, przedstawicieli administracji morskiej, której celem było wzmocnienie pozycji brand heritage i pozyskanie kluczowych partnerów strategicznych na kolejną dekadę. Lokalizacja: Muzeum II Wojny Światowej, Sala Wielkiej Kopuły (1200 m², akustyka przystosowana do koncertów i konferencji), scenografia nawiązująca do historii Hanzy i linii kontenerowych, prezentacja multimedialna historii firmy z wykorzystaniem fotografii archiwalnych portu Gdańsk, menu autorskie inspirowane kuchnią bałtycką (kulinarna retrospektywa 25 lat), występ solistki Opery Bałtyckiej, pokaz mapping na fasadzie muzeum. Tłumaczenie symultaniczne EN/PL/NO/DE. Budżet projektu: 272 000 zł netto.
Dla centrum IT z Olivia Business Centre – firmy technologicznej z kapitałem amerykańskim mieliśmy zaszczyt zorganizować kick-off regionu EMEA dla 580 inżynierów oprogramowania z 11 krajów, aby przedstawić strategię produktową na kolejne 18 miesięcy i zbudować poczucie tożsamości regionalnej. Trzydniowe wydarzenie łączące Hilton Gdańsk (dzień 1 – sesje plenarne, hackathon), Grand Hotel Sopot (dzień 2 – breakout sessions, workshops, gala dinner z widokiem na molo) i Kaszuby (dzień 3 – team building w Sierra Golf Club z integracją rodzinną). Tłumaczenie na 6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja mobilna z matchmakingiem 1:1, meet-the-leader sessions z CTO firmy. Budżet projektu: 395 000 zł netto.
Dla polskiej grupy logistycznej operującej w zakresie transportu intermodalnego i morskiego zrealizowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1400 uczestników (650 pracowników + rodziny) na plaży w Sopocie z rozszerzeniem na molo. Strefy tematyczne: warsztaty bursztyniarskie z jubilerem Tomaszem Jankielewiczem, wioska piratów hanzeatyckich z animatorami, warsztaty szantowe z kapitanem Jerzym Strzałkowskim, scena z koncertem zespołu Golec uOrkiestra, food trucki z kuchnią pomorską (śledź po kaszubsku, zupa z ryby, kołduny), strefa chill dla rodziców na tarasie Sofitel Grand Sopot, zakończenie pokazem ognia Bengalskiego z mola (wymagał pozwolenia Urzędu Morskiego, SOK i Straży Pożarnej). Projekt w pełnym budżecie compliance i ubezpieczeniowym: 245 000 zł netto.
Dla skandynawskiej grupy bankowej planującej ekspansję operacyjną na rynku polskim zrealizowaliśmy destination event dla 110 top managerów z Oslo, Sztokholmu i Kopenhagi, aby pokazać Trójmiasto jako bliski geograficznie i kompatybilny kulturowo hub operacyjny w Unii Europejskiej. Czterodniowy program: transfery z Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy limuzynami Mercedes V-Class, zakwaterowanie w Sofitel Grand Sopot, dzień konferencyjny w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina na Ołowiance, kolacja w Europejskim Centrum Solidarności z prelekcją prof. Ludgarda Lewandowskiego o historii Solidarności, rejs jachtami klasy Sunreef po Zatoce Gdańskiej z kolacją cocktail, wizyta studyjna w Olivia Business Centre, dzień wolny na plaży w Sopocie. Tłumacz z uprawnieniami konferencyjnymi dla norweskiego i szwedzkiego. Budżet projektu: 720 000 zł netto (6 545 zł netto na osobę).
Jak wygląda współpraca z agencją eventową Secret Event w Gdańsku
Nasz proces pracy nad projektem eventowym w Trójmieście jest oparty o cykl trójmiejskich projektów MICE, w którym 45% eventów wymaga koordynacji z kalendarzem portowym, stoczniowym albo festiwalowym (Open’er, St. Dominic’s Fair, sezon regat). Przez ponad 14 lat dopracowaliśmy sekwencję kroków tak, żeby zamknąć brief, zgodę zarządu i kontraktację dostawców z wyprzedzeniem minimum 90 dni, a dla offshore wind i klientów skandynawskich – 180 dni. Rozbijamy go poniżej na siedem etapów wraz z punktami decyzyjnymi po stronie klienta (zatwierdzenie budżetu, akceptacja listy dostawców, sign-off scenariusza, compliance HSE).
Krok 1: Brief i konsultacje
Spotkanie briefingowe w Gdańsku (u klienta w Olivia Business Centre, Alchemii, Sea Towers) lub online (Teams/Google Meet). Omawiamy cel biznesowy eventu (retencja pracowników? pozyskanie klienta? premiera produktu? budowanie marki?), grupę docelową, format, orientacyjny budżet i termin. W ciągu 48-72 godzin roboczych otrzymują Państwo: koncepcję kreatywną, rekomendację 2-3 alternatywnych lokalizacji (zwykle jedna w Gdańsku, jedna w Sopocie, jedna w Gdyni lub na Kaszubach), wstępną kalkulację budżetu (struktura kosztów rozbita na kategorie) i harmonogram realizacji.
Krok 2: Umowa i kick-off
Po zatwierdzeniu koncepcji podpisujemy umowę ramową z zabezpieczeniem anulacji (polityka 30/60/90 dni), przechodzimy procesy zakupowe klienta (SAP Ariba, Coupa, SAP SRM, vendor assessment, NDA), uruchamiamy projekt na naszej platformie project management i przydzielamy dedykowanego senior event managera. Kick-off call zespołu projektowego w pierwszym tygodniu – ustalamy kanały komunikacji, częstotliwość statusów, milestones.
Krok 3: Koncepcja kreatywna
Przygotowujemy pełny pakiet kreatywny: koncepcję narracyjną eventu (storytelling, dramaturgia), key visual, scenariusz dnia (run of show z dokładnością do minut), storyboard kluczowych momentów, moodboard scenografii, propozycję oprawy artystycznej (konferansjer, muzycy, artyści, goście specjalni), wstępny menu tasting, propozycje dress code i employer branding communication. Prezentacja w siedzibie klienta lub online.
Krok 4: Produkcja
Krok 5: Próby generalne
Na 1-3 dni przed eventem (zależnie od skali) przeprowadzamy pełną próbę techniczną w lokalizacji – montaż scenografii, kalibracja AV, próba prezenterów i artystów, test streamingu, test rejestracji, test cateringu (próba menu i serwisu), test obsługi i komunikacji zespołu, dla eventów morskich – próbna ewakuacja i sprawdzenie sprzętu ratowniczego. Każdy senior event manager otrzymuje run of show z wariantami awaryjnymi (plan B na wypadek pogody bałtyckiej, awarii technicznych, kluczowych nieobecności).
Krok 6: Realizacja eventu
W dniu eventu mamy obsadę adekwatną do skali projektu: senior event manager + koordynator recepcji + producent techniczny + koordynator cateringu + obsługa uczestników (1 osoba na 40 gości) + ekipa techniczna + koordynator bezpieczeństwa (dla 500+ osób) + oficer STCW (dla eventów morskich). Każdy członek zespołu ma walkie-talkie i dostęp do wspólnego kanału komunikacji. Klient otrzymuje dedykowanego event managera dostępnego 24/7 przez cały dzień eventu i w noc poprzedzającą.
Krok 7: Raport i rozliczenie
Co nas wyróżnia w Gdańsku
Budżety eventów firmowych w Gdańsku
Poniżej prezentujemy widełki budżetowe dla najczęściej realizowanych typów eventów w Trójmieście, oparte na rzeczywistych projektach Secret Event z ostatnich 24 miesięcy. Ceny netto, zakładają kompleksową obsługę (koncepcja, lokalizacja, catering, AV, artyści, fee agencji). Dla projektów farmacji i offshore doliczamy koszty compliance (3-5% budżetu). Dla premium locations (Grand Hotel Sopot, Europejskie Centrum Solidarności, Muzeum II Wojny Światowej Sala Wielkiej Kopuły) dodajemy markup 15-25% względem lokalizacji standardowych. W sezonie letnim (czerwiec-sierpień) ceny hoteli w Sopocie i Gdyni rosną o 30-50% – rekomendujemy planowanie eventów poza sezonem (wrzesień-maj) jeśli budżet jest ograniczony.
Konferencja / kongres (100-300 uczestników, 1 dzień)
Zakres: sala konferencyjna premium (AmberExpo, Polska Filharmonia Bałtycka, Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot), sesje plenarne + 3 breakout rooms, tłumaczenie symultaniczne EN/PL, rejestracja RFID, aplikacja eventu, catering (śniadanie, 2 przerwy kawowe, lunch bufet, networking), produkcja AV (LED wall, nagłośnienie, oświetlenie), streaming podstawowy.
Widełki: 130 000 – 240 000 zł netto
Przykładowe realizacje: konferencja IT dla 180 inżynierów (Hilton Gdańsk + kolacja w Dworze Oliwskim) – 175 000 zł; sympozjum medyczne dla 220 lekarzy (AmberExpo, 1 dzień + kolacja w Sheratonie Sopot) – 195 000 zł.
Kick-off / town hall (300-800 uczestników, 2 dni)
Zakres: wynajem dużej sali (AmberExpo Gdańsk hala główna, Gdynia Arena, Europejskie Centrum Solidarności), scenografia branded, LED wall 8×3 m lub większy, tłumaczenie na 4-6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja z matchmakingiem, 2 dni cateringu, kolacja integracyjna, oprawa artystyczna, transport autokarami z lotniska Rębiechowo i hoteli.
Widełki: 250 000 – 450 000 zł netto
Przykładowe realizacje: kick-off centrum IT z Olivia Business Centre dla 580 osób (Hilton + Grand Hotel Sopot + Sierra Golf Kaszuby) – 395 000 zł; Annual Leadership Meeting grupy offshore dla 340 osób (AmberExpo + Europejskie Centrum Solidarności) – 415 000 zł.
Gala jubileuszowa / Christmas Party (200-400 osób)
Zakres: lokalizacja premium (Grand Hotel Sopot Ballroom, Dwór Oliwski, Europejskie Centrum Solidarności Sala Wielka, Muzeum II Wojny Światowej Sala Wielkiej Kopuły, Pałac Opatów), menu 5-7 dań autorskie, pairing win, oprawa artystyczna (muzyka klasyczna z Polską Filharmonią Bałtycką, DJ, konferansjer), scenografia tematyczna, produkcja filmu jubileuszowego, pamiątkowe upominki premium z bursztynu, fotograf reportażowy.
Widełki: 190 000 – 320 000 zł netto
Przykładowe realizacje: gala 25-lecia armatora kontenerowego dla 240 gości (Muzeum II WŚ, kwartet smyczkowy) – 272 000 zł; Christmas Party korporacji IT dla 280 osób (Grand Hotel Sopot) – 215 000 zł.
Premiera produktu / launch (150-400 uczestników)
Zakres: lokalizacja nietypowa (Stocznia Gdańska Sala B90, Hala 42A, Hevelianum, Muzeum Emigracji w Gdyni, Centrum Hewelianum, Dom Zdrojowy Sopot), scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, strefy VR/AR, pokazy produktowe, obsługa prasy i influencerów, embargo management, afterparty, transport uczestników.
Widełki: 170 000 – 300 000 zł netto
Przykładowe realizacje: premiera platformy SaaS dla 260 gości (Hala 42A Stocznia Gdańska) – 225 000 zł; launch produktu farmaceutycznego dla 180 lekarzy (Polska Filharmonia Bałtycka) – 185 000 zł.
Piknik rodzinny / team building (500-2500 osób)
Zakres: plener (plaża Sopot, Park Oliwski, Park Reagana, Sierra Golf Club), strefy tematyczne, animacje dla dzieci, koncert headlinera, food trucki regionalne, scena z nagłośnieniem, pokaz dronów lub ognia bengalskiego, ubezpieczenie imprezy masowej, pozwolenia Urzędu Morskiego (dla plaży) i Urzędu Miasta, obsługa sanitarno-medyczna. Widełki: 190 000 – 360 000 zł netto Przykładowe realizacje: piknik rodzinny dla 1400 osób grupy logistycznej (plaża Sopot + molo, Golec uOrkiestra) – 245 000 zł; Family Day dla 800 osób firmy IT (Park Oliwski) – 165 000 zł.
Destination event dla klienta zagranicznego (50-200 osób, 3-5 dni)
Zakres: transfery z lotniska Gdańsk-Rębiechowo, hotel premium (Grand Hotel Sopot, Hilton Gdańsk, Sheraton Sopot, Radisson Blu Sopot), program kulturalny (private tour Europejskiego Centrum Solidarności z kuratorem, zwiedzanie Długiego Targu z historykiem, rejs jachtami klasy Sunreef po Zatoce Gdańskiej, dzień na polu golfowym Sierra Golf), konferencja merytoryczna, kolacje tematyczne („Hanseatic Heritage”, „Baltic Seafood”, „Solidarity Story”), pamiątkowe upominki lokalne (bursztyn, Goldwasser, ceramika kaszubska), tłumacz/przewodnik polsko-angielski/norweski/szwedzki z uprawnieniami konferencyjnymi.
Widełki: 5 000 – 10 000 zł netto na osobę (włącznie z hotelem, transferami i programem)
Przykładowe realizacje: destination event dla 110 top managerów skandynawskiej grupy bankowej (4 dni, Grand Hotel Sopot + Olivia + rejs Zatoką) – 720 000 zł; leadership retreat dla 80 osób niemieckiej grupy offshore (Dwór Oliwski + Hel + Sierra Golf) – 580 000 zł.
Najczęściej zadawane pytania o organizację eventów w Gdańsku
Ile kosztuje organizacja eventu firmowego w Gdańsku?
Budżet eventu w Trójmieście zależy od formatu, liczby uczestników, standardu lokalizacji i sezonu. Kameralne kolacje VIP dla zarządów armatorów (20-40 osób) w Grand Hotelu Sopot lub Dworze Oliwskim kosztują 40 000 – 90 000 zł. Konferencje dla 100-300 osób: 130 000 – 240 000 zł. Kick-offy sprzedażowe dla 300-800 osób: 250 000 – 450 000 zł. Duże kongresy 500-1500 uczestników w AmberExpo: 430 000 – 980 000 zł. Pikniki rodzinne dla 1000-2500 osób: 190 000 – 360 000 zł. Destination events dla klientów skandynawskich i niemieckich: 5 000-10 000 zł na osobę (hotel + program + transfery). Uwaga sezonowa: w lipcu i sierpniu ceny hoteli w Sopocie i Gdyni rosną o 30-50% w związku z sezonem turystycznym – dla projektów budżetowych polecamy terminy wrzesień-maj.
Ile osób może liczyć event w Trójmieście?
W Trójmieście realizowaliśmy projekty od 20-osobowych zarządów armatorów po 2500-osobowe pikniki na plaży w Sopocie. Największą przestrzeń konferencyjną — 1058 miejsc — oferuje AmberExpo; w kompleksie są 4 hale wystawiennicze o łącznej powierzchni 16 130 m². Gdynia Arena przyjmuje koncerty do 3 200 osób, a w układzie sportowym do 5 000. Europejskie Centrum Solidarności ma Salę Wielką na 450 miejsc konferencyjnych i 650 osób na recepcji. Polska Filharmonia Bałtycka – sala koncertowa na 1000 miejsc z widokiem na stocznię. Dla plenerów: plaża w Sopocie (do 3000 osób z koncesjami SKM i SOK), Park Reagana w Gdańsku (do 10 000 przy pozwoleniu), Sierra Golf Club na Kaszubach (do 500 osób komfortowo).
Jakie są najlepsze lokalizacje na konferencję w Gdańsku?
Dla konferencji i kongresów profesjonalnych polecamy: AmberExpo (największe centrum targowo-kongresowe Pomorza, 4 hale, zaplecze parkingowe do 2000 miejsc, bezpośrednia łączność z lotniskiem Rębiechowo), Polska Filharmonia Bałtycka (prestiżowa lokalizacja na Wyspie Ołowiance, sala koncertowa + sale warsztatowe), Europejskie Centrum Solidarności (audytorium z historycznym kontekstem – idealne dla konferencji międzynarodowych związanych z historią i polityką), hotele premium (Hilton Gdańsk Old Town, Radisson Blu Sopot, Sheraton Sopot, Mercure Gdańsk Stare Miasto, Novotel Marina Gdańsk, Qubus Hotel Gdańsk). Dla mniejszych grup (do 100 osób): sala kameralna Dworu Oliwskiego w Gdańsku-Oliwie, Villa Eva w Gdańsku-Wrzeszczu, Muzeum Emigracji w Gdyni. Wybór lokalizacji zawsze rekomendujemy po analizie briefu – w sezonie letnim (VI-VIII) dostępność hoteli w Sopocie jest bardzo ograniczona.
Czy Secret Event organizuje eventy morskie i na jachtach?
Tak – eventy morskie to jedna z naszych specjalizacji wyróżniających Gdańsk na tle innych rynków MICE w Polsce. Realizujemy: kolacje na jachtach klasy Sunreef (katamarany 60-80-ft produkowane w stoczni w Straszynie), regaty VIP z kapitanem klasy Mistrzostw Świata (wynajmy typu teambuilding z licencjonowanymi skipperami), rejsy po Zatoce Gdańskiej z kolacją w zachodzie słońca (flota jachtów, motorówek i tall shipów), eventy na ORP Błyskawica (okręt-muzeum w Gdyni – możliwość organizacji kolacji dla 80 osób z widokiem na Zalew Gdański), wizyty studyjne na farmach wiatrowych offshore w polskiej wyłącznej strefie ekonomicznej (we współpracy z armatorami i operatorami), kolacje na nabrzeżach Port Gdańsk w scenerii kontenerowców. Wszystkie eventy morskie realizujemy z certyfikowanymi operatorami, ubezpieczeniem P&I, certyfikatami STCW dla obsługi i pełną zgodnością z przepisami IMO i Urzędu Morskiego. Dla grup 20-60 osób – jachty żaglowe lub motorówki premium; dla 60-150 osób – statki pasażerskie typu Galar Gdański lub Maryla; dla 150-400 osób – nabrzeża portowe z catering tent.
Jakie obiekty poleca Secret Event dla centrów IT w Trójmieście?
Dla centrów IT z naszego portfolio (klienci z Olivia Business Centre, Alchemii, Neptun Office Center, BCB Business Park) najczęściej wybieramy: Hilton Gdańsk dla kick-offów 300-600 osób (nowoczesna sala konferencyjna + widok na Motławę), Grand Hotel Sopot dla Annual Leadership Meetings 150-250 osób (historyczny hotel z widokiem na molo, idealny na gala dinner w Sali Balowej z żyrandolami z 1927 roku), AmberExpo dla konferencji 500+ osób z tłumaczeniem symultanicznym i streamingiem globalnym, Europejskie Centrum Solidarności dla eventów z kontekstem „innovation meets heritage” (atmosfera historyczna + nowoczesna architektura), Dwór Oliwski dla kolacji integracyjnych „wow factor” (secesyjna willa z ogrodami). Dla mniejszych offsite strategicznych polecamy Sierra Golf Club Kaszuby (40 min od Trójmiasta, hotel 4* z polem golfowym 18-hole) oraz Pałac Kadyny (60 min od Gdańska, kameralnie dla zarządów 15-40 osób). Większość tych lokalizacji ma u nas umowy ramowe – oferujemy klientom lepsze warunki cenowe niż rezerwacja bezpośrednia.
Czy Secret Event zajmuje się destination events dla klientów skandynawskich i niemieckich?
Destination events z Trójmiasta to jedna z naszych specjalizacji – Gdańsk jest w pierwszej piątce europejskich miast MICE chętnie wybieranych przez korporacje ze Skandynawii, Niemiec i Wielkiej Brytanii ze względu na bliskość geograficzną (50 min lotu z Oslo, 55 min z Kopenhagi, 90 min z Hamburga), wspólne dziedzictwo hanzeatyckie i reputację „czystej polskiej alternatywy” dla drogich rynków Zachodniej Europy. Oferujemy pełną obsługę: transfery z lotniska Rębiechowo (limuzyny Mercedes V-Class, autokary premium), rezerwacje hoteli premium (Grand Hotel Sopot Sofitel, Hilton Gdańsk, Sheraton Sopot, Radisson Blu Sopot), program kulturalny (private tour Europejskiego Centrum Solidarności z kuratorem, zwiedzanie Głównego Miasta z historykiem, degustacja Goldwasser w Gdańsku, wycieczka do Malborka z przewodnikiem-historykiem, rejs po Zatoce Gdańskiej), kolacje tematyczne („Hanseatic Heritage”, „Solidarity Story”, „Baltic Seafood Tasting”), tłumaczy polsko-angielsko-norweskich/szwedzkich/niemieckich z uprawnieniami konferencyjnymi i event managerów posługujących się biegle 2-3 językami obcymi. Współpracujemy z Gdańsk Convention Bureau i Pomorską Regionalną Organizacją Turystyczną – oferujemy klientom zagranicznym benefity DMC dla regionu.
Jak wygląda proces współpracy przy organizacji eventu w Gdańsku?
Nasza metodologia to 7 kroków: (1) brief i konsultacje – spotkanie w biurze klienta w Olivia Business Centre, Alchemii, Sea Towers lub online, w ciągu 48-72h otrzymują Państwo koncepcję i kalkulację; (2) umowa i kick-off – formalizacja współpracy, vendor onboarding, przydzielenie senior event managera; (3) koncepcja kreatywna – pełny pakiet (narracja, key visual, scenariusz, moodboard); (4) produkcja – rezerwacja lokalizacji, umowy z podwykonawcami (w tym operatorami morskimi dla eventów jachtowych), produkcja scenografii i materiałów; (5) próby generalne – na 1-3 dni przed eventem (dla eventów morskich: próbna ewakuacja i briefing bezpieczeństwa); (6) realizacja eventu – pełna obsada Secret Event na miejscu, 24/7 dostępność managera; (7) raport i rozliczenie – w 7 dni po evencie, z dokumentacją compliance dla sektorów regulowanych. Cały proces trwa standardowo 8-16 tygodni, dla kongresów powyżej 500 osób w AmberExpo – 20-30 tygodni, dla destination events dla klientów skandynawskich – 16-24 tygodni (konieczne uwzględnienie swoistego sezonu lotów i dostępności hoteli w Sopocie).
Czy organizujecie eventy dla sektora offshore wind?
Tak – offshore wind to jedna z naszych najszybciej rosnących specjalizacji. Trójmiasto jest epicentrum polskiego sektora offshore wind: trwają prace nad projektami farm wiatrowych o łącznej mocy ponad 5,9 GW na polskiej wyłącznej strefie ekonomicznej Morza Bałtyckiego. Realizujemy: konferencje inwestorskie 200-500 osób dla deweloperów projektów z prezentacją postępu budowy, site visits w postaci VR walkthrough farmy wiatrowej, kolacje z inwestorami z DE, UK, NO, DK i USA, eventy typu „supply chain day” dla kontraktorów sektora offshore wind (producenci turbin, instalatorzy morscy, dostawcy fundamentów i kabli), wizyty studyjne na terminalach instalacji offshore w porcie Gdańsk, spotkania regulacyjne z Ministerstwem Klimatu i Urzędem Regulacji Energetyki. Certyfikaty HSE zespołu operacyjnego: nasi producenci techniczni i koordynatorzy terenowi pracujący przy eventach offshore posiadają NEBOSH International General Certificate in Occupational Health and Safety (Gold Standard w branży energetycznej, wymagany przez operatorów farm UK i NO), IMCA C 01/04 (Marine Crew Certification) dla obsługi eventów na nabrzeżach i jednostkach obsługi farm, OPITO BOSIET (Basic Offshore Safety Induction & Emergency Training) – 4-dniowy certyfikat wymagany dla wejścia na platformy i substacje wiatrowe (ważność 4 lata), OPITO MIST (Minimum Industry Safety Training) dla dłuższych pobytów na zapleczu farm, GWO Basic Safety Training (Global Wind Organisation – obowiązkowy standard dla wszystkich, którzy wchodzą na turbiny). Producent kluczowy ma dodatkowo OPITO FOET (Further Offshore Emergency Training) – odświeżenie co 4 lata. Dodatkowa dokumentacja compliance: zgodność z Dyrektywą Morską UE 2014/89/EU, RODO dla danych beneficjentów, NDA dla wrażliwych danych projektowych, ubezpieczenie OC do 5 mln zł, ubezpieczenie P&I dla eventów na wodzie, STCW-78 Basic Safety Training dla ekip realizujących eventy na jednostkach pływających, certyfikaty ISPS Code dla dostępu na tereny portowe. Praktyczne zastosowanie: dla projektu farmy wiatrowej offshore zorganizowaliśmy supply chain day na 340 kontraktorów z VR walkthrough instalacji – nasi koordynatorzy terenowi z certyfikatem BOSIET weszli na platformę substation wraz z klientem bez potrzeby dodatkowego szkolenia.
Jakie specjalizacje branżowe ma Secret Event w Gdańsku?
Secret Event specjalizuje się w pięciu sektorach z dominującą pozycją w Trójmieście: (1) sektor morski i logistyka (armatorzy kontenerowi, operatorzy terminali DCT Gdańsk/BCT Gdynia, logistyka intermodalna, forwarderzy, shipbuilding) – znamy specyfikę compliance IMO, potrafimy organizować eventy na jednostkach pływających i nabrzeżach; (2) offshore wind i energetyka (developerzy farm wiatrowych, operatorzy, kontraktorzy EPC) – compliance z Dyrektywą Morską UE, tłumacze norweski/szwedzki/duński dla inwestorów; (3) IT Tricity (ponad 35 000 programistów w ekosystemie Olivia/Alchemia/Neptun/BCB) – znamy kulturę startup+corporate, potrafimy budować eventy w formule hackathon+gala; (4) farmacja i biotechnologia (grupy farmaceutyczne z regionu pomorskiego, GUMed, Pomorski Park Naukowo-Technologiczny) – MedTech Europe Code, IFPMA, spend transparency, compliance officer na projekcie; (5) turystyka MICE i destination events (klienci skandynawscy, niemieccy, brytyjscy, amerykańscy) – DMC Trójmiasto + Kaszuby + Półwysep Helski, tłumacze konferencyjni w 5 językach, benefity Gdańsk Convention Bureau.
Czy współpracujecie z hotelami premium w Sopocie i Gdańsku?
Tak – mamy umowy ramowe i długoletnią współpracę z kluczowymi hotelami premium Trójmiasta. W Sopocie: Sofitel Grand Sopot (historyczny hotel z 1927 roku, 127 pokoi, Sala Balowa na 280 osób, widok na molo), Radisson Blu Sopot (nowoczesny hotel 4* z tarasami na Bałtyk, 219 pokoi, sala konferencyjna na 400 osób), Sheraton Sopot (hotel 5* na plaży, 189 pokoi, zaplecze konferencyjne). W Gdańsku: Hilton Gdańsk Old Town (flagowy hotel na Długim Pobrzeżu, 150 pokoi, sala konferencyjna na 480 osób, widok na Motławę), Radisson Hotel & Suites Gdańsk (156 pokoi, nowoczesna architektura), Mercure Gdańsk Stare Miasto (137 pokoi, centrum), Novotel Marina Gdańsk (210 pokoi, nad brzegiem). W Gdyni: Courtyard by Marriott Gdynia (200 pokoi, przy Sea Towers), Mercure Gdynia Centrum (295 pokoi, dobry segment). Dla większych grup (500+ osób) łączymy kilka hoteli z centralnym transferem autokarami (Hilton + Radisson + Mercure = 500 pokoi w ciągu 5 minut spacerem od Amber Expo).
Czy pomagacie w organizacji transportu i noclegów dla uczestników eventu w Trójmieście?
Tak – logistyka uczestników to integralna część naszych projektów w Trójmieście. Transfery lotniskowe: z Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy (GDN, 12 km od Śródmieścia Gdańska, 18 km od Sopotu, 25 km od Gdyni) oraz z lotniska Warszawa-Chopina z przesiadką Pendolino (2h 45min do Gdańska Głównego). Dla grup do 8 osób – transfery limuzynowe klasy Mercedes S i BMW 7; dla 9-50 osób – minibusy Mercedes Sprinter z klimatyzacją i WiFi; powyżej 50 – autokary turystyczne klasy VIP (Neoplan, Setra). Przy eventach zimowych utrzymujemy pool 4 autokarów rezerwowych na wypadek odwołanych lotów ze Skandynawii (częste w listopadzie-lutym). Noclegi grupowe: mamy umowy ramowe z 18 hotelami 4*-5* w Trójmieście gwarantujące gwarantowane kontyngenty pokoi w sezonie letnim – Sofitel Grand Sopot (127 pokoi, historyczny od 1927), Radisson Blu Sopot (188 pokoi), Sheraton Sopot (189 pokoi), Hilton Gdańsk Old Town (150), Radisson Hotel & Suites Gdańsk (156), Mercure Gdańsk Stare Miasto (137), Novotel Marina Gdańsk (210), Courtyard by Marriott Gdynia (200), Mercure Gdynia Centrum (295), PURO Gdańsk Stare Miasto (170). Dla eventów premium na Kaszubach: Sierra Golf Resort w Pętkowicach pod Wejherowem (gm. Wejherowo) oraz obiekty konferencyjne powiatu kartuskiego. Jako alternatywę nad Zalewem Wiślanym proponujemy Kadyny Folwark Hotel & SPA w gm. Tolkmicko (woj. warmińsko-mazurskie). Negocjujemy ceny 15-30% niższe niż rack rate dzięki kontyngentom ramowym. Transfery lokalne między hotelami (Sopot-Amber Expo 15 min, Gdańsk Stare Miasto-ECS 8 min, Gdynia-Sea Towers 10 min) z busami shuttlowymi co 20 minut. Dla incentive tours skandynawskich organizujemy nocne rejsy Stena Line Gdynia–Karlskrona z kabinami jako alternatywę dla lotu – klient dostaje event już na pokładzie promu.
Ile kosztuje organizacja eventu firmowego w Gdańsku?
Budżet eventu w Trójmieście zależy od formatu i sezonu. Kameralne kolacje VIP 20-40 osób: 40 000-90 000 zł. Konferencje 100-300 osób: 130 000-240 000 zł. Kick-offy 300-800 osób: 250 000-450 000 zł. Kongresy 500-1500 osób w AmberExpo: 430 000-980 000 zł. Pikniki 1000-2500 osób: 190 000-360 000 zł. Destination events dla klientów skandynawskich: 5 000-10 000 zł na osobę. W sezonie letnim (VII-VIII) ceny hoteli Sopot/Gdynia rosną o 30-50%.
Ile osób może liczyć event w Trójmieście?
Od 20-osobowych zarządów armatorów po 2500-osobowe pikniki na plaży w Sopocie. Największe sale: AmberExpo (1058 miejsc konferencyjnie, 16 130 m² w 4 halach wystawienniczych), Polsat Plus Arena Gdynia (do 5000 osób), Polska Filharmonia Bałtycka (1000 miejsc), Europejskie Centrum Solidarności – audytorium (417 miejsc). Pleneralnie: plaża Sopot (3000 osób z koncesjami), Park Reagana Gdańsk (10000 przy pozwoleniu).
Jakie są najlepsze lokalizacje na konferencję w Gdańsku?
AmberExpo (centrum targowo-kongresowe, 4 hale), Polska Filharmonia Bałtycka (sala koncertowa na Wyspie Ołowiance), Europejskie Centrum Solidarności (Sala Wielka z kontekstem historycznym), hotele premium (Hilton Gdańsk Old Town, Radisson Blu Sopot, Sheraton Sopot, Mercure Gdańsk Stare Miasto). Dla mniejszych grup: Dwór Oliwski w Gdańsku-Oliwie, Villa Eva w Gdańsku-Wrzeszczu, Muzeum Emigracji w Gdyni.
Czy Secret Event organizuje eventy morskie i na jachtach?
Tak – eventy morskie to specjalizacja Gdańska. Kolacje na jachtach Sunreef (80-ft katamarany ze Straszyna), regaty VIP, rejsy po Zatoce Gdańskiej z kolacją, eventy na ORP Błyskawica, wizyty studyjne na farmach offshore wind. Pełna zgodność IMO, SOLAS, STCW certificates, ubezpieczenia P&I. Dla 20-60 osób – jachty żaglowe; 60-150 – statki pasażerskie; 150-400 – nabrzeża portowe.
Jakie obiekty poleca Secret Event dla centrów IT w Trójmieście?
Hilton Gdańsk Old Town dla kick-offów 300-600 osób, Grand Hotel Sopot dla Annual Leadership Meetings 150-250 osób, AmberExpo dla konferencji 500+, Europejskie Centrum Solidarności dla innovation+heritage, Dwór Oliwski dla kolacji „wow factor”. Mniejsze offsite: Sierra Golf Club na Kaszubach (ok. 40 min od Gdańska), Kadyny Folwark Hotel & SPA w Kadynach koło Tolkmicka w województwie warmińsko-mazurskim (ok. 90 km, 1,5 godz. drogi). Umowy ramowe = lepsze warunki cenowe niż rezerwacja bezpośrednia.
Czy Secret Event zajmuje się destination events dla klientów skandynawskich i niemieckich?
Tak – Gdańsk w pierwszej piątce europejskich destynacji MICE dla Skandynawii (Oslo 50 min lotu, Kopenhaga 55 min, Hamburg 90 min). Transfery z Rębiechowa, hotele premium (Grand Hotel Sopot, Hilton, Sheraton), program kulturalny (Europejskie Centrum Solidarności, Malbork, rejs Zatoką), kolacje tematyczne „Hanseatic Heritage”, tłumacze norweski/szwedzki/niemiecki. Współpraca z Gdańsk Convention Bureau.
Jak wygląda proces współpracy przy organizacji eventu w Gdańsku?
7 kroków: brief (48-72h na koncepcję), umowa i kick-off, koncepcja kreatywna, produkcja, próby generalne, realizacja, raport w 7 dni. Proces trwa 8-16 tygodni dla standardowych eventów, 20-30 tygodni dla kongresów 500+ w AmberExpo, 16-24 tygodni dla destination events skandynawskich (dostępność hoteli w Sopocie w sezonie letnim).
Czy organizujecie eventy dla sektora offshore wind?
Tak – offshore wind to szybko rosnąca specjalizacja. Polska wyłączna strefa ekonomiczna Bałtyku: ponad 5,9 GW projektów farm wiatrowych. Realizujemy konferencje inwestorskie, site visits VR, supply chain days dla kontraktorów branży (producenci turbin, instalatorzy morscy), wizyty na terminalach instalacji offshore. Compliance Dyrektywa Morska UE, STCW, ubezpieczenia do 5 mln zł.
Jakie specjalizacje branżowe ma Secret Event w Gdańsku?
Pięć sektorów: (1) morski i logistyka (armatorzy, operatorzy DCT/BCT, shipbuilding), (2) offshore wind i energetyka (developerzy farm wiatrowych, kontraktorzy EPC), (3) IT Tricity (35000 programistów w Olivia/Alchemia/Neptun/BCB), (4) farmacja i biotechnologia (grupy farmaceutyczne regionu pomorskiego, GUMed, PPNT), (5) turystyka MICE i destination events (klienci SE/NO/DK/DE/UK/US).
Czy współpracujecie z hotelami premium w Sopocie i Gdańsku?
Umowy ramowe z: Sofitel Grand Sopot (127 pokoi, Sala Balowa 280 osób), Radisson Blu Sopot (188 pokoi), Sheraton Sopot (189 pokoi), Hilton Gdańsk Old Town (150 pokoi, 480 osób sala konferencyjna), Radisson Gdańsk (156), Mercure Gdańsk Stare Miasto (137), Novotel Marina Gdańsk (210), Courtyard Marriott Gdynia (200), Mercure Gdynia Centrum (295). Dla 500+ osób łączymy hotele z transferem autokarami.
Czy pomagacie w organizacji transportu i noclegów dla uczestników eventu w Trójmieście?
Tak – full-service logistyki uczestników. Transfery z Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy (GDN, 12 km od Śródmieścia): limuzyny Mercedes S do 8 osób, minibusy Sprinter 9-50, autokary VIP 50+. Noclegi grupowe w 18 hotelach 4*-5* z kontyngentami ramowymi: Sofitel Grand Sopot 127 pokoi, Radisson Blu Sopot 188, Sheraton Sopot 189, Hampton Sopot 162, Hilton Gdańsk Old Town 150, Radisson Gdańsk 156, Mercure Gdańsk Stare Miasto 137, Novotel Marina 210, Courtyard Gdynia 200, Mercure Gdynia 295, PURO Gdańsk 170. Ceny 15-30% niższe niż rack rate. Shuttle busy między hotelami a lokalizacjami co 20 min. Dla klientów skandynawskich: rejs Stena Line Gdynia-Karlskrona jako alternatywa dla lotu.
Secret Event – Agencja Eventowa Gdańsk
Profesjonalna agencja eventowa w Gdańsku i Trójmieście. 14 lat doświadczenia, 1000+ eventów, 120+ klientów B2B. Specjalizacja: sektor morski, offshore wind, IT Tricity, farmacja, destination events dla klientów skandynawskich.
https://secret-event.pl/agencja-eventowa-gdansk/
+48 536 262 802
kontakt@secret-event.pl
35000-980000 PLN
Gdańsk
pomorskie
PL
Gdańsk
Sopot
Gdynia
Malbork
Hel
Kaszuby
Mierzeja Wiślana
Starogard Gdański
Zaplanujmy Państwa event w Gdańsku
Jeśli szukają Państwo agencji eventowej w Gdańsku, która rozumie specyfikę sektora morskiego, offshore wind, IT Tricity lub farmacji – zapraszamy na niezobowiązujące spotkanie briefingowe. W ciągu 48-72 godzin otrzymają Państwo koncepcję kreatywną, kalkulację budżetu i rekomendację lokalizacji (zwykle jedna w Gdańsku, jedna w Sopocie i jedna w Gdyni lub na Kaszubach).
Secret Event to 14 lat doświadczenia, 1000+ zrealizowanych eventów, 120+ stałych klientów B2B i zespół 9 event managerów etatowych znających Trójmiasto od podszewki. Działamy regionalnie, bez markupu za „delegację z Warszawy”, z pełnym compliance dla sektorów regulowanych i certyfikatami STCW dla eventów morskich.
Formularz kontaktowy – brief eventu w Gdańsku
Agencja eventowa od 2012 roku. 1000+ zrealizowanych eventów dla 120+ stałych klientów B2B z sektorów regulowanych, IT i korporacji międzynarodowych.
Biuro główne Obsługujemy Warszawę i całą Polskę
Tel: +48 536 262 802
E-mail: kontakt@secret-event.pl
Usługi
Inne miasta w województwie pomorskie
Zobacz też