Secret Event > Agencja Eventowa Gdańsk
Agencja Eventowa Gdańsk
Secret Event to gdańska agencja eventowa działająca od 2012 roku, wyspecjalizowana w obsłudze trójmiejskiego klastra IT, armatorów i firm logistyki morskiej, sektora energetyki offshore oraz klientów incentive przyjeżdżających nad Bałtyk ze Skandynawii i Niemiec. W ciągu 14 lat zrealizowaliśmy ponad 1000 eventów – od 20-osobowych zarządów armatorów po duże pikniki na molo w Gdyni i kongresy w Amber Expo. Obsługujemy pełną aglomerację Trójmiasta: Gdańsk, Gdynia, Sopot oraz destynacje Półwyspu Helskiego, Mierzei Wiślanej i Kaszub. Projekty prowadzą etatowi event managerowie, znający Trójmiasto od podszewki: listy czekania w AmberExpo, godziny pracy kapitanatu portu Gdynia, terminy regat i zlotów żaglowców w Marinie Gdynia.
Firma eventowa w Gdańsku to u nas gale i bankiety, konferencje i pikniki firmowe prowadzone jednym zespołem, od pierwszej rozmowy po demontaż.
Gdańsk i Trójmiasto to nie jest „polska Riwiera” – to jeden z najważniejszych rynków kongresowych w Polsce i jeden z największych hubów IT w kraju (ponad 33 tys. osób pracujących w IT w regionie), największy polski port bałtycki, siedziba europejskich armatorów kontenerowych i centrum energetyki wiatrowej offshore dla całego polskiego sektora elektroenergetycznego. Gdańsk to także miasto z historią Wolnego Miasta Gdańska, miejsce narodzin Solidarności i wielokulturowe dziedzictwo hanzeatyckie – wartości, które zagraniczni klienci korporacyjni cenią jako nośnik narracji brand heritage. Agencja Eventowa Secret Event zna ten rynek od podszewki – obsługujemy firmy technologiczne z Olivia Business Centre i Alchemii, armatorów morskich, operatorów farm wiatrowych offshore, centra badawcze w sektorze biotechnologii oraz incentive tours dla klientów skandynawskich, niemieckich i brytyjskich, którzy chcą pokazać swoim zespołom połączenie historii, morza i nowoczesności.
Trójmiejska agencja eventowa w liczbach
Liczby mówią o nas więcej niż deklaracje. Przez 14 lat zbudowaliśmy doświadczenie, które realnie redukuje ryzyko projektu – wiemy, który hotel w Sopocie w weekend Open’era jest zamknięty dla sprzedaży, które hale AmberExpo mają jaki udźwig podłogi pod ciężkie ekspozycje industrialne, gdzie Urząd Morski wymaga dodatkowych uzgodnień przy eventach na nabrzeżach portowych i jak zaplanować zwiedzanie okrętu-muzeum ORP Błyskawica dla grupy.
- 1000+ zrealizowanych eventów – konferencji, gal, kongresów, premier produktów, kick-offów, pikników rodzinnych i destination events w Trójmieście, na Kaszubach i Pomorzu
- 14 lat doświadczenia – Secret Event działa nieprzerwanie od 2012 roku, przeszliśmy przez pandemię, boom offshore wind i hybrydyzację eventów MICE w Trójmieście
- Klienci B2B – m.in. armatorzy, operatorzy terminali portowych, spółki offshore wind, centra IT z Olivia Business Centre, korporacje farmaceutyczne i firmy logistyki morskiej
- Etatowi event managerowie – pełny zespół zatrudniony na umowie o pracę, dzięki czemu mamy ciągłość projektową, stabilne know-how i nie tracimy wiedzy wraz z freelancerami
- Grupy od 20 uczestników wzwyż – od kameralnych spotkań zarządu armatorów na jachtach w Marinie Gdynia po kongresy w AmberExpo i pikniki na plaży w Sopocie
Średni czas odpowiedzi na brief to 48 h – ze wstępną kalkulacją budżetu i rekomendacją trzech alternatywnych lokalizacji (zwykle jednej w Gdańsku, jednej w Sopocie i jednej w Gdyni lub na Kaszubach).
Co organizuje agencja eventowa Secret Event w Gdańsku
Trójmiejski rynek eventowy ma inną geometrię niż Warszawa czy Kraków. Nie mamy jednego city center – mamy trzy ośrodki: historyczny Gdańsk (Główne Miasto, Długi Targ, Motława, Europejskie Centrum Solidarności), uzdrowiskowy Sopot (molo, plaża, Grand Hotel) i portowo-biznesowa Gdynia (Skwer Kościuszki, Sea Towers, Waterfront, Port Gdynia). Dodatkowo w zasięgu jednodniowego wyjazdu mamy: Malbork (największy gotycki zamek Europy), Hel (półwysep z historią wojskową), Kaszuby (jeziora, pole golfowe Sierra Golf, dwory i pałace), Mierzeja Wiślana (plaża, las, odludne dworki). Secret Event projektuje eventy wykorzystujące tę geografię – łączymy mikroklimaty Trójmiasta z destynacjami na Pomorzu, żeby klient zagraniczny dostał w 3 dniach pełen obraz regionu.
Konferencje i kongresy
AmberExpo, Polska Filharmonia Bałtycka, Europejskie Centrum Solidarności, hotele Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot, Sheraton Sopot, Mercure Gdańsk Stare Miasto – organizujemy konferencje dla centrów IT z Olivia Business Centre, kongresy offshore wind dla 200-800 uczestników, konferencje morskie TransNav i Baltic Ports Conference, sympozja medyczne we współpracy z Gdańskim Uniwersytetem Medycznym. Pełna obsługa techniczna: tłumaczenie symultaniczne w 5 językach (w tym norweski i szwedzki dla klientów offshore), streaming do oddziałów globalnych, rejestracja RFID, aplikacja mobilna eventu, matchmaking B2B i moderacja sesji.
Gale i jubileusze
Dwór Oliwski, Dom Zdrojowy Sopot, Grand Hotel Sopot (zbudowany w 1927 roku, goście rangi Marlene Dietrich i Fidela Castro), Muzeum II Wojny Światowej (centrum konferencyjne), Pałac Opatów w Oliwie, Ratusz Głównego Miasta, Dwór Artusa – Gdańsk oferuje sale balowe w obiektach z historii hanzeatyckiej i secesyjnych pałacach, których Warszawa nie ma. Specjalizujemy się w galach jubileuszowych 20/25/30-lecia firm, wieczorach charytatywnych, Christmas Party dla centrów IT i kolacjach VIP po konferencjach offshore. Menu autorskie od szefów kuchni Bib Gourmand, pairing win z tradycją winiarstwa kaszubskiego, oprawa artystyczna z Polską Filharmonią Bałtycką i Operą Bałtycką.
Eventy morskie i offshore
W Trójmieście organizujemy eventy morskie – czarter katamaranów Sunreef (budowanych w gdańskiej stoczni Sunreef Yachts), zwiedzanie okrętu-muzeum ORP Błyskawica w Gdyni, regaty VIP z kapitanem klasy Mistrzostw Świata, rejsy po Zatoce Gdańskiej z kolacją o zachodzie słońca. Dla sektora offshore wind realizujemy site visits na farmach wiatrowych polskiej wyłącznej strefy ekonomicznej, kolacje z inwestorami z DE, UK i NO w obecności przedstawicieli Ministerstwa Klimatu. Dla armatorów – eventy na nabrzeżach portu Gdańsk Deep Water Container Terminal (DCT) w scenerii kontenerowców globalnych armatorów.
Pikniki rodzinne i team-buildingi
Plaża w Sopocie, Park Oliwski, Park Reagana w Gdańsku, pole golfowe Sierra Golf Club w Pętkowicach pod Wejherowem (ok. 45 min od centrum Gdańska), ośrodek Jantar na Mierzei Wiślanej – zapewniamy zaplecze na duże pikniki. Strefy tematyczne dla dzieci (warsztaty bursztyniarskie, animatorzy w strojach piratów hanzeatyckich, wioska wikingów, warsztaty budowy łodzi), scena z koncertem headlinera, food trucki z kuchnią regionalną (ryba z Kaszub, kartacze, kołduny), pokaz dronów świetlnych nad plażą, strefa chill dla rodziców z widokiem na Bałtyk. Pełne pozwolenia: zgoda Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni na zajęcie pasa technicznego oraz zezwolenie miasta na imprezę masową.
Kick-offy i strategie
Dwudniowe kick-offy sprzedażowe dla 300-700 osób z EMEA, strategiczne offsite dla zarządów w dworach i pałacach północnej Polski (Pałac Kadyny nad Zalewem Wiślanym), warsztaty change management z facylitatorami, Design Sprinty dla product teamów z IT Tricity. Prowadzimy również wyjazdy integracyjne na Hel, do Krynicy Morskiej i na Mierzeję Wiślaną – spokojne lokalizacje dobrze sprawdzają się na warsztaty strategiczne.
Destination events i incentive
Gdańsk jest dla klientów zagranicznych (SE, NO, DK, DE, UK, US) miastem o wysokiej wartości wizerunkowej – brama Bałtyku z hanzeatycką historią, bliskość Skandynawii (lot do Kopenhagi i Sztokholmu ok. 1 h 20 min), reputacja czystego morza. Obsługujemy incentive tours 3-5 dni, destination meetings dla zarządów międzynarodowych w Grand Hotelu Sopot z kolacjami na molo, wieczory tematyczne „Hanseatic Heritage” z tradycyjną muzyką Trójmiasta, degustacją Gdańskiej Goldwasser i rybą bałtycką. Współpracujemy z Gdańsk Convention Bureau – oficjalną jednostką promującą region jako destynację MICE. Organizujemy też imprezy tematyczne.
Dla kogo pracujemy w Trójmieście
Gdański klient B2B jest inny niż warszawski czy krakowski. W Warszawie dominuje centrala bankowa, w Krakowie BPO i gamedev – w Gdańsku znaczna część naszych projektów to sektor morski, logistyczny i offshore wind. To armatorzy kontenerowi (operatorzy serwisów feeder na Bałtyku), operatorzy terminali portowych (DCT Gdańsk, BCT Gdynia), spółki offshore wind (developerzy projektów wiatrowych 1 GW+ na Morzu Bałtyckim), firmy shipbuilding i repair shipyard, logistyka intermodalna i forwarderzy. To klient specyficzny – akcjonariuszami są grupy norweskie, duńskie i niemieckie, więc procesy decyzyjne przebiegają w Oslo, Kopenhadze i Hamburgu, a w Trójmieście operuje dyrekcja wykonawcza. Znamy tę geografię decyzyjną – potrafimy przygotować event, który sprawdzi się jako internal communication dla lokalnych zespołów i jednocześnie jako nośnik narracji dla zagranicznych inwestorów i rady nadzorczej. Branżowe realia trójmiejskiego MICE śledzimy m.in. na portalu Think MICE, który publikuje raporty o kondycji segmentu offshore, port cruises i shipbuilding – pomaga to nam kontekstualizować projekt dla klienta zagranicznego na spotkaniu w Oslo czy Kopenhadze.
Druga specjalność to IT Tricity – ponad 33 tys. osób pracujących w IT w regionie, z największymi centrami: Olivia Business Centre (kompleks ośmiu budynków z ponad 120 tys. m² biur), Alchemia, Neptun Office Center, BCB Business Park, Fahrenheit Office. To firmy z sektorów korporacji IT, fintech, gamedev, cloudtech i e-commerce. Trzecia to farmacja i biotechnologia – Gdański Uniwersytet Medyczny, Pomorski Park Naukowo-Technologiczny oraz duże grupy farmaceutyczne z siedzibami w regionie pomorskim. Organizujemy kongresy medyczne, launche produktów farmaceutycznych i wydarzenia naukowe. Czwarta – energetyka i offshore – krajowe koncerny energetyczne oraz europejscy deweloperzy farm wiatrowych offshore z siedzibą lub reprezentacją w Trójmieście. Piąta – turystyka MICE i destination events dla klientów skandynawskich, niemieckich, brytyjskich i amerykańskich.
Niezależnie od branży, fundamentem naszej pracy jest dbałość o detale i świadomość specyfiki regulacyjnej. Zespół Secret Event tworzą etatowi event managerowie; dla kongresów powyżej 500 osób formujemy dedykowane ekipy produkcyjne dopasowane do skali, w tym producenta technicznego, dyrektora artystycznego, koordynatora cateringu i koordynatora transportu morskiego (przy eventach na jachtach lub nabrzeżach).
Nasz styl realizacji eventów w Gdańsku
Secret Event prowadzi trójmiejskie projekty w pełnym łańcuchu produkcji – od briefu, przez scenografię, technikę i catering, aż po backoffice logistyczny eventów morskich. Nazywamy to full-cycle delivery: ten sam senior manager, który parafuje Państwa umowę, stoi w trybie dyżuru przy telefonie podczas realizacji – niezależnie czy event trwa 4 godziny na molo w Sopocie, czy 14-godzinny kongres w AmberExpo. W Trójmieście, gdzie sezon Open’era i jubileusze stoczniowe kolidują z planami korporacyjnymi, ciągłość opiekuna projektu ratuje terminy – klient nie tłumaczy briefu po raz drugi, nie przechodzi handoveru w środku sezonu, nie traci wiedzy między majem a wrześniem.
Nasza specjalizacja to eventy dla klientów regulowanych i premium – gdzie nie ma miejsca na eksperymenty kosztem bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie oczekuje się kreatywności, która wyróżni event na tle dziesiątków innych.
Organizacja eventów w Gdańsku – co nas wyróżnia
Lokalna wiedza
Pracujemy w Trójmieście. Wiemy, że w pierwszym tygodniu lipca, w czasie Open’era, hotele i transfery w Trójmieście są wyprzedane, kiedy Sopot Top-of-the-Top blokuje molo, w którym tygodniu sierpnia Jarmark Dominikański wyłącza Długi Targ i kiedy regaty i zloty żaglowców rezerwują nabrzeża Mariny Gdynia. Znamy listy czekania hoteli na sezon 2026 i 2027, wiemy który kierownik recepcji w Grand Hotelu Sopot pilnuje rezerwacji z wyprzedzeniem 9 miesięcy, a który w Radisson Blu Sopot podpowie ukryte prywatne sale z widokiem na molo.
Compliance-ready
Przy eventach publicznych załatwiamy pozwolenia i zgłoszenia, także do Urzędu Morskiego (plaże i nabrzeża) oraz urzędów miast Gdańska, Sopotu i Gdyni.
Produkcja in-house
Produkcję techniczną prowadzi nasza własna ekipa (realizator dźwięku, światła, LED wall operator, kamerzysta streamingowy, montażysta scenografii, kierownik techniczny), a sprzęt AV – LED, nagłośnienie, oświetlenie, truss, projektory – pochodzi częściowo z naszego zaplecza, częściowo od sprawdzonych partnerów technicznych. Przy dużych kongresach w AmberExpo dokładamy sprzęt sprawdzonych partnerów technicznych, a integracją techniczną zarządza nasz in-house producer. Na eventy morskie dobieramy sprzęt odporny na wilgoć (IP65), a obsługuje go ekipa z doświadczeniem w warunkach bałtyckich.
Raport powydarzeniowy
Po każdym evencie w Trójmieście przekazujemy raport: liczbę uczestników, koszty, wskaźniki zaangażowania i NPS, analizę tego, co zadziałało, a co nie, rekomendacje na kolejny projekt oraz archiwum zdjęć i wideo. Dołączamy rozliczenie faktur i wyliczenie ROI – w formie, którą dział marketingu lub HR może od razu przekazać zarządowi.
Zespół Secret Event w Gdańsku
Trójmiasto obsługują etatowi event managerowie Secret Event. Każdy z nich łączy produkcję – scenografię, dźwięk, światło, streaming i logistykę – z pracą koncepcyjną: narracją, scenariuszem i dramaturgią wydarzenia. Nasi kierownicy projektów mają za sobą pracę w agencjach sieciowych (GroupM, Publicis), studiach filmowych, teatrach trójmiejskich (Teatr Wybrzeże, Opera Bałtycka, Teatr Muzyczny w Gdyni) oraz na stanowiskach event manager in-house w korporacjach z branży IT, energetyki i sektora morskiego. Gdańsk i Trójmiasto wymagają od event managera umiejętności pracy w dwóch trybach: miękkim (Open’er Festival, kolacja na molo w Sopocie dla rady nadzorczej koncernu energetycznego) i twardym (kick-off na terenie stoczni z rygorem BHP, launch farmy wiatrowej z reprezentantami strony szwedzkiej). Jako partner, który siedział wcześniej po stronie klienta w sektorze IT i morskim, wiemy, że event nie kończy się fakturą – kończy się raportem dla zarządu w Oslo albo Kopenhadze. Dlatego dobieramy narzędzia pod audyt poinwestycyjny, a nie pod katalog atrakcji.
W strukturze Secret Event obsługującej Gdańsk pracują: senior event managerowie (prowadzący projekty od kameralnych spotkań po duże konferencje i pikniki), producenci techniczni (nadzorujący AV, rigging, streaming, eventy morskie), koordynatorzy cateringu (współpracujący z szefami kuchni Michelin/Bib Gourmand i catering premium typu Avocado Catering, Fredo Catering, Sopocka Manufaktura Kulinarna), specjaliści ds. lokalizacji (negocjujący warunki z hotelami i venues), koordynatorzy logistyki (transport autokarami Gryf Travel, limuzynami Mercedes V-Class, transferami lotniskowymi z Rębiechowa, transport morski – czartery jachtów, motorówki wodne taxi) oraz specjalista ds. prawa eventowego (pełni rolę vendor managera w procesach zakupowych klientów korporacyjnych).
Nasze przykładowe realizacje w Gdańsku
Dla globalnego dewelopera farm wiatrowych offshore z Europy Zachodniej zorganizowaliśmy dwudniową konferencję inwestorską dla 340 uczestników, aby zaprezentować postępy dwóch projektów wiatrowych na polskich wodach wyłącznej strefy ekonomicznej. Dzień pierwszy – AmberExpo Gdańsk: scena główna z LED wall 12×4 m, trzy sale breakout z tłumaczeniem symultanicznym EN/PL/DE/NO, prezentacje CEO firmy macierzystej, site visits w postaci VR walkthrough farmy wiatrowej, stoiska partnerów technologicznych z branży offshore wind. Dzień drugi – kolacja integracyjna w Europejskim Centrum Solidarności w Sali Wielkiej z widokiem na stocznię, występ Kwartetu Jorgi (jazz bałtycki), DJ set do rana.
Dla armatora kontenerowego z kapitałem skandynawskim operującego terminalem w porcie Gdańsk przygotowaliśmy galę 25-lecia obecności na polskim rynku dla 240 gości – zarządów grupy, kontrahentów, przedstawicieli administracji morskiej, której celem było wzmocnienie pozycji brand heritage i pozyskanie kluczowych partnerów strategicznych na kolejną dekadę. Lokalizacja: sala reprezentacyjna w Gdańsku (akustyka przystosowana do koncertów i konferencji), scenografia nawiązująca do historii Hanzy i linii kontenerowych, prezentacja multimedialna historii firmy z wykorzystaniem fotografii archiwalnych portu Gdańsk, menu autorskie inspirowane kuchnią bałtycką (kulinarna retrospektywa 25 lat), występ solistki Opery Bałtyckiej, pokaz mapping na fasadzie muzeum. Tłumaczenie symultaniczne EN/PL/NO/DE.
Dla centrum IT z Olivia Business Centre – firmy technologicznej z kapitałem amerykańskim mieliśmy zaszczyt zorganizować kick-off regionu EMEA dla 580 inżynierów oprogramowania z 11 krajów, aby przedstawić strategię produktową na kolejne 18 miesięcy i zbudować poczucie tożsamości regionalnej. Trzydniowe wydarzenie łączące Hilton Gdańsk (dzień 1 – sesje plenarne, hackathon), Grand Hotel Sopot (dzień 2 – breakout sessions, workshops, gala dinner z widokiem na molo) i Kaszuby (dzień 3 – team building w Sierra Golf Club z integracją rodzinną). Tłumaczenie na 6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja mobilna z matchmakingiem 1:1, meet-the-leader sessions z CTO firmy.
Dla polskiej grupy logistycznej operującej w zakresie transportu intermodalnego i morskiego zrealizowaliśmy rodzinny piknik firmowy dla 1400 uczestników (650 pracowników + rodziny) na plaży w Sopocie z rozszerzeniem na molo. Strefy tematyczne: warsztaty bursztyniarskie z jubilerem Tomaszem Jankielewiczem, wioska piratów hanzeatyckich z animatorami, warsztaty szantowe z kapitanem Jerzym Strzałkowskim, scena z koncertem zespołu Golec uOrkiestra, food trucki z kuchnią pomorską (śledź po kaszubsku, zupa z ryby, kołduny), strefa chill dla rodziców na tarasie Sofitel Grand Sopot, zakończenie pokazem ognia bengalskiego z mola (wymagał pozwolenia Urzędu Morskiego, SOK i Straży Pożarnej). Projekt objął pełną obsługę formalną i ubezpieczeniową.
Dla skandynawskiej grupy bankowej planującej ekspansję operacyjną na rynku polskim zrealizowaliśmy destination event dla 110 top managerów z Oslo, Sztokholmu i Kopenhagi, aby pokazać Trójmiasto jako bliski geograficznie i kompatybilny kulturowo hub operacyjny w Unii Europejskiej. Czterodniowy program: transfery z Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy limuzynami Mercedes V-Class, zakwaterowanie w Sofitel Grand Sopot, dzień konferencyjny w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina na Ołowiance, kolacja w Europejskim Centrum Solidarności z prelekcją prof. Ludgarda Lewandowskiego o historii Solidarności, rejs katamaranami po Zatoce Gdańskiej z kolacją cocktail, wizyta studyjna w Olivia Business Centre, dzień wolny na plaży w Sopocie. Tłumacz z uprawnieniami konferencyjnymi dla norweskiego i szwedzkiego.
Jak wygląda współpraca z agencją eventową Secret Event w Gdańsku
Nasz proces pracy nad projektem eventowym w Trójmieście jest oparty o cykl trójmiejskich projektów MICE, w którym wiele eventów wymaga koordynacji z kalendarzem portowym, stoczniowym albo festiwalowym (Open’er, Jarmark św. Dominika, sezon regat). Przez ponad 14 lat dopracowaliśmy sekwencję kroków tak, żeby zamknąć brief, zgodę zarządu i kontraktację dostawców z wyprzedzeniem minimum 90 dni, a dla offshore wind i klientów skandynawskich – 180 dni. Rozbijamy go poniżej na siedem etapów wraz z punktami decyzyjnymi po stronie klienta (zatwierdzenie budżetu, akceptacja listy dostawców, sign-off scenariusza).
Krok 1: Brief i konsultacje
Spotkanie briefingowe w Gdańsku (u klienta w Olivia Business Centre, Alchemii, Sea Towers) lub online (Teams/Google Meet). Omawiamy cel biznesowy eventu (retencja pracowników? pozyskanie klienta? premiera produktu? budowanie marki?), grupę docelową, format, orientacyjny budżet i termin. Wstępną wycenę przesyłamy w ciągu 48 h, a w ciągu 2–5 dni otrzymują Państwo: koncepcję kreatywną, rekomendację 2-3 alternatywnych lokalizacji (zwykle jedna w Gdańsku, jedna w Sopocie, jedna w Gdyni lub na Kaszubach), wstępną kalkulację budżetu (struktura kosztów rozbita na kategorie) i harmonogram realizacji.
Krok 2: Umowa i kick-off
Po akceptacji koncepcji podpisujemy umowę z zabezpieczeniem na wypadek anulacji (progi 30, 60 i 90 dni). Przechodzimy procedury zakupowe klienta – SAP Ariba, Coupa, SAP SRM, NDA – i przydzielamy projektowi senior event managera. W pierwszym tygodniu odbywa się kick-off zespołu: ustalamy kanały komunikacji, rytm raportów statusowych i kamienie milowe.
Krok 3: Koncepcja kreatywna
Pakiet kreatywny obejmuje koncepcję narracyjną i dramaturgię wydarzenia, key visual, minutowy scenariusz dnia (run of show), storyboard najważniejszych momentów i moodboard scenografii. Do tego proponujemy oprawę artystyczną – konferansjera, muzyków, gości specjalnych – wstępny menu tasting, dress code i komunikację employer brandingową. Koncepcję prezentujemy w siedzibie klienta w Trójmieście albo online.
Krok 4: Produkcja
Po zatwierdzeniu koncepcji przechodzimy do produkcji: rezerwacja lokalizacji z zaliczką, podpisanie umów z podwykonawcami (catering, AV, artyści, transport, operator morski), produkcja scenografii (w partnerskich firmach Trójmiasta), produkcja materiałów drukowanych i brandingowych, rejestracja uczestników (nasza platforma z integracją SSO klienta), komunikacja do uczestników (save the date, reminder, materiały pre-event, briefing bezpieczeństwa dla eventów morskich).
Krok 5: Próby generalne
Na 1-3 dni przed eventem (zależnie od skali) przeprowadzamy pełną próbę techniczną w lokalizacji – montaż scenografii, kalibracja AV, próba prezenterów i artystów, test streamingu, test rejestracji, test cateringu (próba menu i serwisu), test obsługi i komunikacji zespołu, dla eventów morskich – próbna ewakuacja i sprawdzenie sprzętu ratowniczego. Każdy senior event manager otrzymuje run of show z wariantami awaryjnymi (plan B na wypadek pogody bałtyckiej, awarii technicznych, kluczowych nieobecności).
Krok 6: Realizacja eventu
W dniu eventu mamy obsadę adekwatną do skali projektu: senior event manager + koordynator recepcji + producent techniczny + koordynator cateringu + obsługa uczestników (1 osoba na 40 gości) + ekipa techniczna + koordynator bezpieczeństwa (dla 500+ osób). Każdy członek zespołu ma walkie-talkie i dostęp do wspólnego kanału komunikacji. Klient otrzymuje dedykowanego event managera dostępnego 24/7 przez cały dzień eventu i w noc poprzedzającą.
Krok 7: Raport i rozliczenie
Po evencie przekazujemy: szczegółowy raport (liczby, engagement, NPS, feedback uczestników), rozliczenie finansowe z dokumentacją faktur podwykonawców, archiwum zdjęciowo-wideo w chmurze (dostęp przez link), rekomendacje na kolejne projekty. Faktura z 30-dniowym terminem płatności.
Co nas wyróżnia w Gdańsku
W porównaniu z agencjami warszawskimi, które traktują Trójmiasto jako „wyjazdowy rynek letni”, my działamy regionalnie – zespół obsługujący Gdańsk, Gdynię i Sopot, sieć partnerów lokalnych (hotele, catering, AV, artyści, operatorzy morscy), codzienna obecność na rynku. Nie dodajemy marży za „delegację z Warszawy”, nie tracimy 4 godzin transportu między stolicą a Trójmiastem, a spotkanie w siedzibie klienta (Olivia, Alchemia, Sea Towers, Waterfront) mamy w 15-30 minut. Dla klientów skandynawskich – tłumaczymy brief na norweski i szwedzki przez tłumaczy konferencyjnych.
Typy eventów firmowych w Gdańsku – zakres obsługi
Poniżej prezentujemy zakres obsługi dla najczęściej realizowanych typów eventów w Trójmieście. Każdy projekt obejmuje koncepcję, lokalizację, catering, AV, artystów i koordynację, a jego koszt kalkulujemy indywidualnie po briefie. W sezonie letnim (czerwiec–sierpień) hotele w Sopocie i Gdyni są wyraźnie droższe, dlatego przy ograniczonym budżecie rekomendujemy terminy od września do maja.
Konferencja / kongres (100-300 uczestników, 1 dzień)
Zakres: sala konferencyjna premium (AmberExpo, Polska Filharmonia Bałtycka, Hilton Gdańsk, Radisson Blu Sopot), sesje plenarne + 3 breakout rooms, tłumaczenie symultaniczne EN/PL, rejestracja RFID, aplikacja eventu, catering (śniadanie, 2 przerwy kawowe, lunch bufet, networking), produkcja AV (LED wall, nagłośnienie, oświetlenie), streaming podstawowy.
Przykładowe realizacje: konferencja IT dla 180 inżynierów (Hilton Gdańsk + kolacja w Dworze Oliwskim); sympozjum medyczne dla 220 lekarzy (AmberExpo, 1 dzień + kolacja w Sheratonie Sopot).
Kick-off / town hall (300-800 uczestników, 2 dni)
Zakres: wynajem dużej sali (AmberExpo Gdańsk hala główna, Gdynia Arena, Europejskie Centrum Solidarności), scenografia branded, LED wall 8×3 m lub większy, tłumaczenie na 4-6 języków, streaming do oddziałów globalnych, aplikacja z matchmakingiem, 2 dni cateringu, kolacja integracyjna, oprawa artystyczna, transport autokarami z lotniska Rębiechowo i hoteli.
Przykładowe realizacje: kick-off centrum IT z Olivia Business Centre dla 580 osób (Hilton + Grand Hotel Sopot + Sierra Golf Kaszuby); Annual Leadership Meeting grupy offshore dla 340 osób (AmberExpo + Europejskie Centrum Solidarności).
Gala jubileuszowa / Christmas Party (200-400 osób)
Zakres: lokalizacja premium (Grand Hotel Sopot Ballroom, Dwór Oliwski, Europejskie Centrum Solidarności, Pałac Opatów), menu 5-7 dań autorskie, pairing win, oprawa artystyczna (muzyka klasyczna z Polską Filharmonią Bałtycką, DJ, konferansjer), scenografia tematyczna, produkcja filmu jubileuszowego, pamiątkowe upominki premium z bursztynu, fotograf reportażowy.
Przykładowe realizacje: gala 25-lecia armatora kontenerowego dla 240 gości (Muzeum II WŚ, kwartet smyczkowy); Christmas Party korporacji IT dla 280 osób (Grand Hotel Sopot).
Premiera produktu / launch (150-400 uczestników)
Zakres: lokalizacja nietypowa (Stocznia Gdańska Sala B90, Hala 42A, Centrum Hewelianum, Muzeum Emigracji w Gdyni, Dom Zdrojowy Sopot), scenografia immersyjna, projekcje mappingowe, strefy VR/AR, pokazy produktowe, obsługa prasy i influencerów, embargo management, afterparty, transport uczestników.
Przykładowe realizacje: premiera platformy SaaS dla 260 gości (Hala 42A Stocznia Gdańska); launch produktu farmaceutycznego dla 180 lekarzy (Polska Filharmonia Bałtycka).
Piknik rodzinny / team building (500-2500 osób)
Zakres: plener (plaża Sopot, Park Oliwski, Park Reagana, Sierra Golf Club), strefy tematyczne, animacje dla dzieci, koncert headlinera, food trucki regionalne, scena z nagłośnieniem, pokaz dronów lub ognia bengalskiego, ubezpieczenie imprezy masowej, pozwolenia Urzędu Morskiego (dla plaży) i Urzędu Miasta, obsługa sanitarno-medyczna. Przykładowe realizacje: piknik rodzinny dla 1400 osób grupy logistycznej (plaża Sopot + molo, Golec uOrkiestra); Family Day dla 800 osób firmy IT (Park Oliwski).
Destination event dla klienta zagranicznego (50-200 osób, 3-5 dni)
Zakres: transfery z lotniska Gdańsk-Rębiechowo, hotel premium (Grand Hotel Sopot, Hilton Gdańsk, Sheraton Sopot, Radisson Blu Sopot), program kulturalny (private tour Europejskiego Centrum Solidarności z kuratorem, zwiedzanie Długiego Targu z historykiem, rejs katamaranami po Zatoce Gdańskiej, dzień na polu golfowym Sierra Golf), konferencja merytoryczna, kolacje tematyczne („Hanseatic Heritage”, „Baltic Seafood”, „Solidarity Story”), pamiątkowe upominki lokalne (bursztyn, Goldwasser, ceramika kaszubska), tłumacz/przewodnik polsko-angielski/norweski/szwedzki z uprawnieniami konferencyjnymi.
Przykładowe realizacje: destination event dla 110 top managerów skandynawskiej grupy bankowej (4 dni, Grand Hotel Sopot + Olivia + rejs Zatoką); leadership retreat dla 80 osób niemieckiej grupy offshore (Dwór Oliwski + Hel + Sierra Golf).
Najczęściej zadawane pytania o organizację eventów w Gdańsku
Ile kosztuje organizacja eventu firmowego w Gdańsku?
Budżet eventu w Trójmieście zależy od formatu, liczby gości i sezonu – latem hotele w Sopocie i Gdyni są wyraźnie droższe niż od września do maja. Liczą się też obiekt (przy kongresach np. AmberExpo), catering, technika AV i oprawa artystyczna. Nie podajemy cen katalogowych: po briefie przygotowujemy bezpłatną wycenę z rozbiciem na pozycje.
Ile osób może liczyć event w Trójmieście?
W Trójmieście realizowaliśmy projekty od 20-osobowych zarządów armatorów po duże pikniki na plaży w Sopocie. AmberExpo ma hale wystawiennicze o łącznej powierzchni 16 130 m², a nowa hala przyjmuje kongres na 1000 osób. Gdynia Arena przyjmuje koncerty do 3 200 osób, a w układzie sportowym do 5 500. Europejskie Centrum Solidarności ma salę konferencyjną na kilkaset osób. Polska Filharmonia Bałtycka – sala koncertowa na 1000 miejsc z widokiem na stocznię. Dla plenerów: plaża w Sopocie, Park Reagana w Gdańsku, Sierra Golf Club na Kaszubach.
Gdzie zorganizować konferencję w Gdańsku?
Dla konferencji i kongresów profesjonalnych polecamy: AmberExpo (centrum targowo-kongresowe, 5 hal, parking na ok. 2000 aut przy Polsat Plus Arenie, ok. 15 km od lotniska), Polska Filharmonia Bałtycka (prestiżowa lokalizacja na Wyspie Ołowiance, sala koncertowa + sale warsztatowe), Europejskie Centrum Solidarności (audytorium z historycznym kontekstem – idealne dla konferencji międzynarodowych związanych z historią i polityką), hotele premium (Hilton Gdańsk Old Town, Radisson Blu Sopot, Sheraton Sopot, Mercure Gdańsk Stare Miasto, Novotel Marina Gdańsk, Qubus Hotel Gdańsk). Dla mniejszych grup (do 100 osób): sala kameralna Dworu Oliwskiego w Gdańsku-Oliwie, Villa Eva w Gdańsku-Wrzeszczu, Muzeum Emigracji w Gdyni. Wybór lokalizacji zawsze rekomendujemy po analizie briefu – w sezonie letnim (VI-VIII) dostępność hoteli w Sopocie jest bardzo ograniczona.
Czy Secret Event organizuje eventy morskie i na jachtach?
Tak – eventy morskie to jedna z naszych specjalizacji wyróżniających Gdańsk na tle innych rynków MICE w Polsce. Realizujemy: kolacje na katamaranach Sunreef (budowanych w gdańskiej stoczni Sunreef Yachts), regaty VIP z kapitanem klasy Mistrzostw Świata (wynajmy typu teambuilding z licencjonowanymi skipperami), rejsy po Zatoce Gdańskiej z kolacją o zachodzie słońca (flota jachtów, motorówek i tall shipów), zwiedzanie z przewodnikiem okrętu-muzeum ORP Błyskawica w Gdyni, wizyty studyjne na farmach wiatrowych offshore w polskiej wyłącznej strefie ekonomicznej (we współpracy z armatorami i operatorami), kolacje na nabrzeżach Port Gdańsk w scenerii kontenerowców. Eventy morskie realizujemy wspólnie z operatorami jednostek pływających. Dla grup 20-60 osób – jachty żaglowe lub motorówki premium; dla 60-150 osób – statki pasażerskie typu Galar Gdański lub Maryla; dla 150-400 osób – nabrzeża portowe z namiotem cateringowym.
Jakie obiekty poleca Secret Event dla centrów IT w Trójmieście?
Dla centrów IT z naszego portfolio (klienci z Olivia Business Centre, Alchemii, Neptun Office Center, BCB Business Park) najczęściej wybieramy: Hilton Gdańsk dla kick-offów 300-600 osób (nowoczesna sala konferencyjna + widok na Motławę), Grand Hotel Sopot dla Annual Leadership Meetings 150-250 osób (historyczny hotel z widokiem na molo, idealny na gala dinner w Sali Balowej z żyrandolami z 1927 roku), AmberExpo dla konferencji 500+ osób z tłumaczeniem symultanicznym i streamingiem globalnym, Europejskie Centrum Solidarności dla eventów z kontekstem „innovation meets heritage” (atmosfera historyczna + nowoczesna architektura), Dwór Oliwski dla kolacji integracyjnych „wow factor” (secesyjna willa z ogrodami). Dla mniejszych offsite strategicznych polecamy Sierra Golf Club Kaszuby (ok. 45 min od centrum Gdańska, pole 18-dołkowe, noclegi w domkach) oraz Pałac Kadyny (60 min od Gdańska, kameralnie dla zarządów 15-40 osób).
Czy Secret Event zajmuje się destination events dla klientów skandynawskich i niemieckich?
Destination events z Trójmiasta to jedna z naszych specjalizacji – Gdańsk jest chętnie wybierany przez korporacje ze Skandynawii, Niemiec i Wielkiej Brytanii ze względu na bliskość geograficzną (ok. 1,5 h lotu z Oslo, ok. 1 h 20 min z Kopenhagi), wspólne dziedzictwo hanzeatyckie i reputację „czystej polskiej alternatywy” dla drogich rynków Zachodniej Europy. Oferujemy pełną obsługę: transfery z lotniska Rębiechowo (limuzyny Mercedes V-Class, autokary premium), rezerwacje hoteli premium (Grand Hotel Sopot Sofitel, Hilton Gdańsk, Sheraton Sopot, Radisson Blu Sopot), program kulturalny (private tour Europejskiego Centrum Solidarności z kuratorem, zwiedzanie Głównego Miasta z historykiem, degustacja Goldwasser w Gdańsku, wycieczka do Malborka z przewodnikiem-historykiem, rejs po Zatoce Gdańskiej), kolacje tematyczne („Hanseatic Heritage”, „Solidarity Story”, „Baltic Seafood Tasting”), tłumaczy polsko-angielsko-norweskich/szwedzkich/niemieckich z uprawnieniami konferencyjnymi i event managerów posługujących się biegle 2-3 językami obcymi. Współpracujemy z Gdańsk Convention Bureau i Pomorską Regionalną Organizacją Turystyczną – oferujemy klientom zagranicznym benefity DMC dla regionu.
Jak wygląda proces współpracy przy organizacji eventu w Gdańsku?
Nasza metodologia to 7 kroków: (1) brief i konsultacje – spotkanie w biurze klienta w Olivia Business Centre, Alchemii, Sea Towers lub online, w ciągu 48 h otrzymują Państwo wstępną wycenę, a w 2–5 dni koncepcję; (2) umowa i kick-off – formalizacja współpracy, vendor onboarding, przydzielenie senior event managera; (3) koncepcja kreatywna – pełny pakiet (narracja, key visual, scenariusz, moodboard); (4) produkcja – rezerwacja lokalizacji, umowy z podwykonawcami (w tym operatorami morskimi dla eventów jachtowych), produkcja scenografii i materiałów; (5) próby generalne – na 1-3 dni przed eventem (dla eventów morskich: próbna ewakuacja i briefing bezpieczeństwa); (6) realizacja eventu – pełna obsada Secret Event na miejscu, 24/7 dostępność managera; (7) raport i rozliczenie po evencie. Cały proces trwa standardowo 3–6 miesięcy, a przy kongresach powyżej 500 osób w AmberExpo i destination events dla klientów skandynawskich – dłużej (konieczne uwzględnienie swoistego sezonu lotów i dostępności hoteli w Sopocie).
Czy organizujecie eventy dla sektora offshore wind?
Tak – offshore wind to jedna z naszych najszybciej rosnących specjalizacji. Trójmiasto jest epicentrum polskiego sektora offshore wind: trwają prace nad projektami farm wiatrowych o łącznej mocy ponad 5,9 GW w polskiej wyłącznej strefie ekonomicznej Morza Bałtyckiego. Realizujemy: konferencje inwestorskie 200-500 osób dla deweloperów projektów z prezentacją postępu budowy, site visits w postaci VR walkthrough farmy wiatrowej, kolacje z inwestorami z DE, UK, NO, DK i USA, eventy typu „supply chain day” dla kontraktorów sektora offshore wind (producenci turbin, instalatorzy morscy, dostawcy fundamentów i kabli), wizyty studyjne na terminalach instalacji offshore w porcie Gdańsk, spotkania regulacyjne z Ministerstwem Klimatu i Urzędem Regulacji Energetyki. Dokumentacja: RODO dla danych uczestników i NDA dla wrażliwych danych projektowych; wymagania dotyczące eventów na wodzie i na terenach portowych uzgadniamy z armatorem i zarządcą portu.
Jakie specjalizacje branżowe ma Secret Event w Gdańsku?
Secret Event specjalizuje się w pięciu sektorach z dominującą pozycją w Trójmieście: (1) sektor morski i logistyka (armatorzy kontenerowi, operatorzy terminali DCT Gdańsk/BCT Gdynia, logistyka intermodalna, forwarderzy, shipbuilding) – potrafimy organizować eventy na jednostkach pływających i nabrzeżach; (2) offshore wind i energetyka (developerzy farm wiatrowych, operatorzy, kontraktorzy EPC) – tłumacze norweski/szwedzki/duński dla inwestorów; (3) IT Tricity (ponad 35 000 programistów w ekosystemie Olivia/Alchemia/Neptun/BCB) – znamy kulturę startup+corporate, potrafimy budować eventy w formule hackathon+gala; (4) farmacja i biotechnologia (grupy farmaceutyczne z regionu pomorskiego, GUMed, Pomorski Park Naukowo-Technologiczny); (5) turystyka MICE i destination events (klienci skandynawscy, niemieccy, brytyjscy, amerykańscy) – DMC Trójmiasto + Kaszuby + Półwysep Helski, tłumacze konferencyjni w 5 językach, benefity Gdańsk Convention Bureau.
Czy współpracujecie z hotelami premium w Sopocie i Gdańsku?
Tak – współpracujemy z kluczowymi hotelami premium Trójmiasta. W Sopocie: Sofitel Grand Sopot (historyczny hotel z 1927 roku, 126 pokoi, Sala Balowa do 240 osób, widok na molo), Radisson Blu Sopot (nowoczesny hotel 4* z tarasami na Bałtyk, 219 pokoi, zaplecze konferencyjne), Sheraton Sopot (hotel 5* na plaży, 189 pokoi, zaplecze konferencyjne). W Gdańsku: Hilton Gdańsk (Targ Rybny, 150 pokoi, sala do 500 osób w układzie teatralnym, widok na Motławę), Radisson Hotel & Suites Gdańsk (156 pokoi, nowoczesna architektura), Mercure Gdańsk Stare Miasto (ok. 280 pokoi, centrum), Novotel Gdańsk Marina (Jelitkowo, nad brzegiem morza). W Gdyni: Courtyard by Marriott Gdynia (200 pokoi, przy Sea Towers), Mercure Gdynia Centrum (295 pokoi, dobry segment). Dla większych grup (500+ osób) łączymy kilka hoteli z centralnym transferem autokarami (np. Hilton, Radisson i Mercure w centrum Gdańska – łącznie ok. 500 pokoi).
Czy pomagacie w organizacji transportu i noclegów dla uczestników eventu w Trójmieście?
Tak – logistyka uczestników to integralna część naszych projektów w Trójmieście. Transfery lotniskowe: z Portu Lotniczego Gdańsk im. Lecha Wałęsy (GDN, 12 km od Śródmieścia Gdańska, 18 km od Sopotu, 25 km od Gdyni) oraz z lotniska Warszawa-Chopina z przesiadką Pendolino (2h 45min do Gdańska Głównego). Dla grup do 8 osób – transfery limuzynowe klasy Mercedes S i BMW 7; dla 9-50 osób – minibusy Mercedes Sprinter z klimatyzacją i WiFi; powyżej 50 – autokary turystyczne klasy VIP (Neoplan, Setra). Przy eventach zimowych utrzymujemy pool 4 autokarów rezerwowych na wypadek odwołanych lotów ze Skandynawii (częste w listopadzie-lutym). Noclegi grupowe: rezerwujemy pokoje w hotelach 4*-5* w Trójmieście – Sofitel Grand Sopot (126 pokoi, historyczny od 1927), Radisson Blu Sopot (219 pokoi), Sheraton Sopot (189 pokoi), Hilton Gdańsk Old Town (150), Radisson Hotel & Suites Gdańsk (156), Mercure Gdańsk Stare Miasto (137), Novotel Marina Gdańsk (210), Courtyard by Marriott Gdynia (200), Mercure Gdynia Centrum (295), PURO Gdańsk Stare Miasto (170). Dla eventów premium na Kaszubach: Sierra Golf Resort w Pętkowicach pod Wejherowem (gm. Wejherowo) oraz obiekty konferencyjne powiatu kartuskiego. Jako alternatywę nad Zalewem Wiślanym proponujemy Kadyny Folwark Hotel & SPA w gm. Tolkmicko (woj. warmińsko-mazurskie). Transfery lokalne między hotelami (Sopot-Amber Expo 15 min, Gdańsk Stare Miasto-ECS 8 min, Gdynia-Sea Towers 10 min) z busami shuttlowymi co 20 minut. Dla incentive tours skandynawskich organizujemy nocne rejsy Stena Line Gdynia–Karlskrona z kabinami jako alternatywę dla lotu – klient dostaje event już na pokładzie promu.
Zaplanujmy Państwa event w Gdańsku
Jeśli szukają Państwo agencji eventowej w Gdańsku, która rozumie specyfikę sektora morskiego, offshore wind, IT Tricity lub farmacji – zapraszamy na niezobowiązujące spotkanie briefingowe. W ciągu 48 h otrzymają Państwo wstępną wycenę, a w ciągu 2–5 dni koncepcję kreatywną, kalkulację budżetu i rekomendację lokalizacji (zwykle jedna w Gdańsku, jedna w Sopocie i jedna w Gdyni lub na Kaszubach).
Secret Event to 14 lat doświadczenia, 1000+ zrealizowanych eventów i zespół etatowych event managerów znających Trójmiasto od podszewki. Działamy regionalnie, bez markupu za „delegację z Warszawy”.
Formularz kontaktowy – brief eventu w Gdańsku
Od 2012 roku zrealizowaliśmy ponad 1000 eventów, w tym dla firm sektora morskiego, energetyki i IT z Trójmiasta.
Obszar działania Obsługujemy Trójmiasto i całą Polskę
Tel: +48 536 262 802
E-mail: kontakt@secret-event.pl
Usługi
Inne miasta w województwie pomorskim
Powiązane strony